实战Inbox Zero的几个小技巧

实战Inbox Zero的几个小技巧

不借助外部工具来实现收件箱清零

Inbox Zero这个词最初是由高效能传播者默林·曼(Merlin Mann)创造,他运营着知名的高效能博客43 Folders.在2007年的Google Tech Talk上,Mann做了一个小时的关于Inbox Zero视频演示。

他的基本思想是通过一个主动式的电子邮件过滤流程来管理收件箱,而不必使用任何额外的插件或软件。Mann的想法提供了高效电子邮件管理的基础,一些其他的高效能管理专家在其基础之上提供了更有帮助的技巧来达到收件箱清零。

乐爸爸发现,很多人的邮箱是堆满了垃圾邮件,常常一些重要的邮件反而要苦苦寻找,有时候根本就没有看见,有时候乐爸爸公司就有些同事,因为重要的邮件没有及时看到并跟进,结果酿成大错。乐爸爸在本文中将分享一些有用的技巧,将邮箱管理提升到“Inbox Zero”级别,避免因为邮件压箱底而后悔莫及。

收件箱清零,对于每天接收数十甚至数百封邮件的人来说,听起来不可思议。而“收件箱清零”其实并不是直接把邮件删了,而是说让每封邮件都进行清晰的分类,然后整理到各自的分类文件夹中,不要全部堆满收件箱。
乐爸爸过去认为接收并保存在收件箱中的邮件是绝对正常不过了的。但是,效能专家们说收件箱应该用于最重要的电子邮件。所有其他类型的不那么重要的电子邮件都应该转到特定的文件夹。

实现“收件箱清零”的有用的技巧

就像时间不会为谁而停留一样,很多电子邮件也不会停止发送。如果听之任之,不去积极主动的处理邮件,那么你就会很容易被邮件淹没,除非换个邮箱,不过随着时间的流逝,公共的邮箱总会积累越来越多的无用邮件,乐爸爸的多个邮箱都已经沦陷就是经验。

如果垃圾邮件或次要邮件严重影响到工作,那么人们应该主动起来,尝试一下清理邮件,下面是几个有用的技巧。

1. 敢于删除

 为了管理收件箱,需要做出果断的决策,理智地删除不想要的电子邮件。大多数人会像他们的衣橱一样,在电子邮件中保存一些过时的衣服,希望有一天他们的时尚会复苏。

同样,一些人会倾向于保存毫无用处的电子邮件,并认为自己有一天可能想回复或查找邮件。建议将这些邮件记录到其他的位置,然后确定邮件不会再有重大作用就立即删除掉。

2. 使用邮箱的OOR特性

OOR – Out of Office Response,是指外出回复功能,比如Gmail提供了外出回复设置,可以在外出之后,自动回复发件人。去度假最糟糕的事情就是回来收件箱里看到几百封邮件。为了避免这种情况,一般都会进行处理一不瞒邮箱,包括定期检查整个假期的电子邮件。不过可能很多人都不知道,几乎所有电子邮件服务提供商(包括Gmail)都有一个特殊的离开回复(OOR)特性。所要做的就是写一封普通的电子邮件,说正在度假,回来后会回复所有的邮件,然后对所有收到的邮件设置自动回复。这样,当外出回来的时候,收件箱里就不会那么乱了。比如有一些人不停的催促,反复的重发邮件等重复性的邮件,另外发件人也会知道这个情况而冷静处理了。

Gmail的外出回复功能
Gmail的外出回复功能

 3. 每周操作清理

如果整个星期都很忙,无法回复和过滤收到的邮件,那么每周花几个小时清理一下收件箱,把他们都清零处理。不需要特别的安排一个时间或找一个安静的房间来完成,可以在火车或公共汽车上旅行时清理收件箱,或者只是坐着等人的时候,或者甚至在排队喝咖啡的时候。如果有时间和朋友玩游戏或聊天,也应该有时间清理一下电子邮件。

4. 对邮件进行过滤和分配标签

一些电子邮件客户端具有过滤和标签的特殊功能,对组织接收的电子邮件提供了最佳解决方案。比如可以根据发件人、主题甚至关键词,为不同类型的电子邮件创建不同的过滤器。还可以使用附加的指令自定义筛选器,比如“跳过收件箱”或“删除”。通过这种方式,可以将电子邮件归档到不同的标签下,并将它们保存到其中进行记录。这个特性就像把一些东西移到文件柜中以便安全保存,而不是把它放进垃圾箱。也可以按照标签的性质分类,比如阅读、做或回复等。这将更容易优先考虑你的电子邮件回复。

5. 取消不想要的订阅,设置静音通知

一些订阅的电子杂志或最新消息的推送也是容易引起收件箱混乱的始作者之一,它们会堆积在收件箱中,并且发送得特别频繁,使得重要的邮件淹没其中。或者如果不想从这些公司、服务或社交媒体网站上收到任何杂志新闻或促销材料,那么可以取消订阅。一般这些邮件都会有个“退订”的链接,单击这些链接退掉订阅。

类似地,所有社交媒体网站,如Twitter、LinkedIn、Facebook或StumbleUpon等,都有“更改电子邮件设置”选项或底部的“静音”特性,同时也具有单击取消的方案,以管理由电子邮件通知导致的电子邮件堆积。

总结

无论微信、微博以及各种社交网站如何流行,邮件这种沟通的方式依然大行其道,每个人都会在自己的名片上留下自己的电子邮件地址,在这个手机化的时代,如何将自己的邮箱清零,还需要人们积极主动起来,自己制定好邮件管理方案。乐爸爸将会推出一系列关于邮件清零的实际操作的内容,感兴趣的小伙伴们可以经常来看看。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。