《搞定 I》第3章 控制项目:纵向管理项目的5个阶段 笔记

《搞定 I》第3章 控制项目:纵向管理项目的5个阶段 笔记

前几天,乐爸爸的同事讲了一个故事:在他年轻的时候,曾经请一个非常漂亮的女孩子吃饭,费了好大的勇气发出邀请,人家姑娘真的答应了。可是因为没有充足的准备,坐车到吃饭的饭店,因为人太多没有位了,只好东找西找的找到一家店,结果好难吃,回来的时候,发现那里不好坐车回来,人家妹子还以为是故意的。最后,不欢而散,然后,哪里还有然后呢。

其实,这家伙的问题如果用《搞定I》的第3中的5个阶段,也许说不定两个人走在一起买菜晒娃了。

《搞定 I》这个书不知道是不是翻译不到位的问题,总之就是看得比较坚持 。一定要咬紧牙关,否则都不知道自己看哪里来了。还好乐爸爸笔记这里用了各种标题,尽量简化描述,希望复盘的时候,自己不要太吃力。

《搞定 I》第3章 控制项目:纵向管理项目的5个阶段 笔记

轻松自如地控制一切的关键是:

  1. 明确判定工作的预期结果目标以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动
  2. 把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中,并定期回顾和审阅

有时为了更严格地控制某一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行,你需要将精力聚焦在某个项目上,这就是我们所说的纵向管理

这种“纵向”思考的方式并不要求详尽周密。你所需要做的就是非正式思考,我把它称为“简式计划”(又称“信封背面的计划”)

在人们进行工作策划和思考的时候,最缺乏的恰恰是那些不怎么正规的方式。正式的计划讨论会议和功能强大的辅助工具(例如项目管理软件)对人们当然大有帮助,但是,参加会议讨论的人往往还需要开另一个会议——一个“简式计划”式的会议——才能在真正意义上充实这个工作计划,并将其置于控制之下。

引入自然计划模式,有这样一种思考方式,在面对各种工作、环境和主题时,都能以最小的消耗创造最高的价值。当我们为了达到预期结果而试图控制或执行某个项目时,我们通常都会采用这种自然计划模式。

自然计划模式

人的大脑在面对任何一项任务的时候,都要经过5个步骤:

  1. 定义目标和原则。
  2. 展望结果。
  3. 头脑风暴/集思广益。
  4. 组织整理。
  5. 明确下一步的行动方案。
一个简单的事例:计划出去吃饭
  1. 计划出去吃饭,是依据你个人的原则,比如食物和服务的标准、支付能力、方便程度以及舒适度。
  2. 一开始,是对结果的展望 ,而不是细枝末节的1,2,3,4,5。
  3. 有了展望 ,便开始想一些相关的问题,这就是头脑风暴
  4. 一旦大脑装满了细枝末节,便开始组织整理的工作。
  5. 然后,开始下一步的行动,比如预订坐位什么的。

自然计划法不一定就是常规做法

如果你按照自然计划法去做每事,无论缺少任何一步,都可能造成最终的混乱。否则你会发现很多事情是可以很快完成的。

非自然计划模式

目前大多数人的常识不是自然计划模式,而是另外一种非自然的计划模式,这里用来跟自然计划法进行一番比较。

1. 当“好主意”成了一个坏主意时

如果你在产生各种想法之前,满心期待着想出一个好主意,那么,你就不会拥有太多想法了。
就是如果没有按照5步走的模式去思考一下问题,就得不到什么好的主意。

2. 反应式计划模式

即:人们往往等到会议、演讲和重大工作开始前的最后一刻才开始着手制订计划,而不是提前走自然计划模械。

自然计划法的技巧:5个阶段

1. 目标

如果你能站在“目标”的高度,仔细审视你正在从事的事情,那么这些事情的进程就很有可能得到改善和加强。
比如:会议太多,就要问问自己:“这些会议的目的是什么?”
当面临是否还要在度假时兼顾工作和电子邮件的两难境地时,我一定会反问:“度假的主要目的是什么?”

思考“为什么”这个问题的价值

思考“为什么”这个问题的好处是:

  1. 界定成功
  2. 建立决策标准
  3. 调配资源
  4. 激发动机
  5. 阐明重点
  6. 拓宽选择
1. 界定成功

人们喜欢赢,但如果你对自己的行动目标不是一清二楚的话,你将会失去获胜的机会。
如果你对自己做事的目标还不是一清二楚、心中有数的话,那你根本就没有取得成功的机会。目标界定成功,你的目标是你决定投入多少时间和精力的一个最为重要的参照点

2. 建立决策标准

要制定决策,首先考虑你试图实现的目标,这样才能知道投入这些资源是否必不可少。如果连目标都尚未明确,后面的一切就只能免谈了。

3. 调配资源

资源的调配取决于:无论哪种情况,问题的答案都将取决于我们希望达成的目标,即:“为什么”。

4. 激发动机

如果找不到做某件事情的充分理由,那么它就根本不值得去做。

5. 阐明重点

你只需花上两分钟写下你工作的主要原因,你心目中希望实现的预期目标就会陡然清晰起来,就像用一架望远镜来会聚成像一样。

6. 拓宽选择

当目标精确地定位了工作重心时,它也同时开启了人们创造性思维的大门,从而能够去探寻更加广阔的可能性。

下面的话确实相当重要:

你的目标是否足够清晰明确?如果你切切实实地体验到了聚焦工作重心所带来的种种益处——动机充足、决策标准明确、资源集中和富于创造力——那么,你的目标就称得上足够明确了。然而,许多“有关目标的描述”往往含糊不清,无法取得理想的效果。比如,“建立一个运转良好的团队”这样的目标未免过于空泛。什么才算是“运转良好的团队”呢?是指一个人人干劲十足、合作有效、积极主动的团队呢?还是指一个能够节省预算的团队呢?换言之,如果不能真正地判断你是在逐渐接近目标还是偏离了正轨,你就不能切实指导自己的行动。因此你必须明确地知道“如何判断是否偏离了目标”

原则

你所遵循的标准和价值观,同上述推动和指导工作发展进程的目标一样,具有同样的价值。
你要对目标具有你的原则,也就是标准和价值观。
产生心理压力的一个主要原因是,别人的行为超越了你设立的标准,或者别人容忍此类行为存在。
重视原则的另一个重要原因是:它能为我们的行为提供清晰明确的指导。
就像目标赋予我们十足的干劲儿和方向感一样,原则界定了我们行动的限制因素以及行为的标准。

2. 前景/结果

成功将是一番什么样的景象?听上去会怎样?有什么感觉?目标和原则提供了动机和监控手段,而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图

聚焦的力量

我们头脑中坚持不懈遵循的信念,能够影响我们对外界的观感以及我们的具体表现。
当你把精力聚焦于某件事情上(如计划中的假期,正要去参加的会议,或者正在准备发布的新产品),你会即刻转入充满灵感的思维模式,而这是平时无法达到的效果。

网状激活系统

1957年5月出版的《科学美国人》(Scientific American)杂志刊登了一篇文章,介绍了科学家在人类大脑皮层中发现的一种网状组织。这种网状组织实际上就是连通你自身意识的途径,如同电源开关一般,能启动你对思想和信息的感知活动。这种组织既可以使你在悠扬悦耳的旋律中酣然入睡,又可以让隔壁房间婴儿的啼哭声把你再度唤醒。
当你的大脑中产生了一个清晰的镜像,描绘出你所渴求的事物,并且专注于这个事物时,你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了。

阐明结果

如果某种情况曾经发生过,或者你有过类似的成功经历,那么,在脑海中预想再次出现类似的情境就会很容易。[如果一开始就联想过结果的意思]]然而,如果面对一个全新而陌生的领域,设想自己获得成功的情境,就可能会非常困难。
通过阐明结果,你对结果和前景的展望可能会以各种形式呈现出来。它可能是对某一项工作的一句简单的描述,如“完成计算机系统的安装”;也可能是一部电影脚本,描述了未来的某一场景,辞藻华丽,内容翔实。

3 头脑风暴/集思广益

想到一个好主意的最佳途径是拥有许多想法
当你了解了你想完成的某件事情的结果和目标之后,“如何实现”就是当务之急了。当你头脑中浮现出的愿景与你目前的现状有所不同时,你就会自动开始填补这一差距,或者说你开始进行头脑风暴了。

捕捉你的想法

允许自己捕捉并表达任何一个念头,稍后再去考虑是否符合需要及如何操作。即使你只有一个想法(通常情况下数量远不止于此),这一做法还是可以显著地提高工作效率——当你的心头涌现那个想法时,就立刻把它记录下来,这至少意味着你不必再去绞尽脑汁地“构思”了。

运用基于图形的思维技巧,对项目和主题进行创造性思考。这些技巧包括思维导图法(mind-mapping)、集结法(clustering)、仿制法(patterning)、结网法(webbing)以及鱼骨法(fishboning)。

分布式认知

把信息从你的大脑中清理出去,转化为客观的、可以经常回顾的形式——建立一个“外脑”。
当你把头脑中的构思随手记在记事本上,或是涂鸦在一家时髦餐厅的桌布上,甚至仅仅当你在房间里与其他人共同讨论某一主题,手中拿着工具时(一个白板和一支白板笔也行),你也会产生一些奇妙绝伦的好主意。

头脑风暴的关键技巧

有许多技巧都可以用来启动思维,强化打破常规的思考模式。这些基本原则可以归纳为以下3点:

  1. 不判断、不质疑、不评估、不批判
  2. 追求数量、不求质量
  3. 把分析组织工作置于次要的地位

开列清单也是一件富于创造力的活动,你可以列出组成项目团队所需要的备选人员、用户对软件的各方面要求,或者商业计划的组成要素等。记住,一定要确保没有遗漏,这样你才能步入下一个阶段,开始选择方案,对工作进行组织整理。

4 组织整理

如果你在头脑风暴阶段,已经把大脑想到的内容都记录了下来,接下来自然就是对这些内容进行组织整理了。
通常情况下,当你明确了主要和次要因素、先后次序以及事务的轻重程度时,组织整理便不请自来了。

在这一阶段,你可以充分利用各式各样的工具。它们可以是简单随意地画在信封背面的一些重点符号,也可以是某些重要项目规划软件,如Microsoft Project。当需要对某项工作进行实际、客观的控制时,你需要一个标明了主要和次要因素的、层次分明的工作大纲,以及/或者一个甘特图(GANTT-type chart)。甘特图能够按时间注明工作的进程,以及一些相对独立的或相关的事件和里程碑,并明确它们与整个计划之间的相互关系。

组织整理的基本要点

组织整理的关键步骤如下:

  • 明确事件的重要组成部分
  • 整理分类(按照下面一个或多个标准)
  • 构成因素
  • 先后顺序
  • 重要程度
  • 足够详细的描述

5. 下一步行动

计划工作的最后一步,就是决定如何分配和再分配各种资源,以推动工作的顺利进行。这里要解答的问题是:“下一步做什么?”
所谓“项目计划”,主要是指开列出一个标明工作目标的清单,并且坚持不懈地管理每一项目标所需采取的下一步行动。这种“地面视野”的处理方法将迫使你“真诚坦率”地面对一切:你是否在认真对待这件事?工作由谁负责?所有问题你都考虑清楚了吗?

基本要点
  • 针对当前这项工作进程中的每一个环节,确定下一步行动
  • 如果有必要的话,在计划过程中就确定下一步的行动方案
抓住关键

对于一项任务,如果在执行每个行动之前,都有与之对应的“下一步行动”计划,而不会莫名其妙地冒出另一个必须先行处理的事件。

需要更多的计划吗?

如果你感到目前的状况还不足以让你规划出下一步行动的话,又该怎么办?当然,这之间还有一个行动步骤,即分析处理。计划过程的下一步是什么?搜罗更多的主意。

不论在什么情况下,都不要忘记明确下一步的行动。养成这一好习惯,才能确保你轻松自如地控制局面。

当下一步行动需要由别人完成时.

必须明确这个行动属于谁的工作范畴(这也就是等待清单的主要用途)

你需要计划到什么程度?

你到底需要多翔实的计划?需要详细到什么程度呢?一个简单的回答就是,只要能够让你的大脑摆脱事务的纠缠就足够了。

  • 大约80%的工作仅仅需要我们开列出一个清单,概括出预期的效果以及各阶段的行动步骤。
  • 大约有15%的工作,需要运用一些外在的辅助手段——也许是使用思维导图法,也许是采用某种文字处理软件或PowerPoint来记录一些信息。
  • 最后那5%的工作内容,你必须认真权衡,仔细考虑,审慎地实施自然计划法中的某个或某几个步骤。
需要采取更多的行动吗?

如果你所需要做的是落实更多的行动,那你就可以顺着自然计划法的思考模式“向下”走。

需要让事务更加清楚吗?

如果你想使自己的工作更加清晰,那么顺着自然计划法的模式“向上”思考是一个好办法。

如果已经有了一个计划,但是在实践中却收不到应有的成效,那么就需要有人对计划的各个部分再次进行评估,将重点放在“下一步行动是什么,由谁负责”上。

所有这些模式有一些基本原则——你必须收集生活中所有悬而未决的问题;然后对这些问题进行预判和处理,并确定下一步行动;接着对这些行动进行组织整理、回顾,最后付诸实施。

总结

然而,仅仅了解这些理论知识,还不足以产生预期的效果。拥有提高工作效率、轻松自如地控制局面的“能力”,也并不意味着你就真的能够提高工作效率、轻松自如地控制局面。如果你同大多数人的情况一样,那么你就需要一个指导——一步一步指引你进行实践和应用,并为你提供一些诀窍和技巧,直到这种全新的模式成为你生活的一部分。

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