《搞定 I》第4章准备工作:确定时间、空间和工具 笔记

《搞定 I》第4章准备工作:确定时间、空间和工具 笔记

第4章 准备工作:确定时间、空间和工具, 讲了预备确定具体的时间进行收集,准备自己的GTD工作区,并且为自己创建一个良好的归档系统。本章的内容是对下一章的铺垫,是在准备GTD工作之前应该进行的一些时间、空间和工具的一些准备。

这章的精简笔记如下所示:

今天听了樊登老师讲的《搞定》,樊登老师讲得相当的风趣,又抓住了主旨,感觉真的很不错。乐爸爸继续提炼这本书第4章的精华,当了解了这些具体的细节内容后,然后反复的用费曼学习法进行练习,文字就能真的转变为知识。

第4章 准备工作:确定时间、空间和工具

在这一章,作者将介绍处理事务时的具体的逻辑顺序,需要尽可能的重温

下定决心,全力以赴!

通过行动让自己感觉良好,要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。

所以,行动才是实施GTD的第一要务,比如准运动健身爱好者通过穿上运动服,就会不由自主的产生去健身的冲突,否则可能就把时间浪费了。

行动的提醒很重要,比如把我带回家做的工作的工具,放在一个显眼的位置,会提醒我上班时会带走,否则按惯性极有可能就忘了。

以下的内容,乐爸爸觉得大家都应该仔细的看一看,是平时很重要的工作或生活的方式。

你拿出日程表,仔细搜寻今后两周内要处理的事情。很有可能你会发现某项提示,“噢,我要去……”。如果你立刻把这条提示信息记录在某个会促使你采取行动的系统里,你马上就会感觉轻松一些:思路更加清晰,做事更加积极。这并非什么高深的科学知识,仅仅是个有用的诀窍而已。

如果你立即取出一张白纸和你喜爱的书写工具,用3分钟时间认真思考一下最令你忧心忡忡、坐卧不安的事情,你一定会发现“噢,天哪!我必须要考虑一下……”,接下来,把你大脑中闪现出的事情一一记录在这张白纸上,然后妥善保存起来,以便日后你能随时查阅。这样做,你并不会比10分钟前更聪明,但你却会为工作和生活增添新的价值。

学习掌握娴熟的工作管理方法,就是学会建立一套系统并付诸实施,直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。

预留时间

首先安排时间,安排时间准备一个工作区,花上你觉得合适的时间进行收集,比如6个小时或者是8个小时的时间。

在目标明确的情况下,不要害怕跨一大步。你跳越峡谷时不能谨小慎微。

对于作者来说,和某人一起执行这种方法的理想时间是周末或者节假日

对于你的工作效率和精神健康来说,专门腾出两天的时间来启动这一管理计划,其价值会翻倍。

如果你能安排一段完全不受打扰的时间,你会感到自己的控制能力空前提高,并体验到一种强烈的成就感,从而激发自身的能量和创造力。以后,你便能利用短暂的工作间隙不断维护这个系统。

准备工作区

工作区的最基本要素:

  1. 一张书桌
  2. 放置工作篮的空间
  3. 或者容纳核心数字工具的空间

你必须准备一个专门、私人和独立的工作区——在家里、在工作场所,如果可能的话,甚至在旅途中也要有一个工作区。

即使你是在公司办公,在家里你仍然需要一个工作区

请花上一个周末的时间在家里打造一个工作区,这将使你的组织管理能力显著提升。

移动中的工作区

经常出差在外的商务人士,还需要在旅途中配备一个高效的微型移动办公区。这通常包括一个公文包、背包或者小书包,文件夹以及便于携带的办公用品。

在对互联网流量实施管理以确保移动设备得以充分利用方面,还存在着管理混乱这个固有问题。如果缺乏一种良好、适当的收集、理清和组织方法,在问题产生时未能创建适当的应用程序和处理工具,全球移动设备访问互联网这个新领域就无法得到充分利用,或者只会导致注意力分散,徒增压力。

这段话的意思应该是:碎片化的信息非常混乱,我们需要一种良好的、适当的收集、理清和组织方法。

不要共享工作区

拥有自己的工作区是极其必要的,或者至少拥有一个可以放置工作篮并处理文件和有形材料的场所。

共享办公共可能会带来心情的烦燥与办事效率低下。

准备好你需要的工具

请注意,合适的工具不一定非得是价钱昂贵的。通常情况下,当技术含量较低时,那些看起来更适合“管理工作”的工具,事实上可能效率更低。

一些基本的管理工具

除了拥有一个桌面的工作空间以外,你还需要:

  • 资料存放托盘(最少3个) 存放新资料和已经处理完毕的事务文件,另外再准备1~2个资料筐存放工作中需要的辅助性资料和你将要“回顾检查”的资料。
  • 一叠信纸大小的白纸 专门用于捕捉突然萌发的奇思妙想
  • 一支钢笔或铅笔
  • 便利贴(3英寸×3英寸)
  • 回形针
  • 活页夹
  • 订书机和订书钉
  • 透明胶带
  • 橡皮筋
  • 自动打签机 用打签机给你所有的文件夹、活页夹以及数不胜数的其他资料标注说明。
  • 若干文件夹 如果归档系统需要,你还应该准备大量的Pendaflex式悬挂文件夹。普通的白板纸文件夹最好——各种颜色的分类文件夹用起来比较复杂,而且没有想象中那么好用。参考资料归档系统应该像是一个简易的图书馆。
  • 一个日程表 日程表不应该当作一个行动清单来使用,它应该记录那些必须在指定日期或时间完成的工作。应该将日程表与你的个人管理系统有机地结合在一起,让它发挥更大的作用。
  • 废纸篓或循环垃圾箱
  • 用于收集、整理数据和制定任务清单的现有工具,包括移动设备、个人电脑以及纸质计划书和笔记本(如果有的话)

你需要计划手册吗?

你是否需要一个计划工具?如果需要,应该选择什么类型的工具?

  • 任务清单可以采用低技术含量形式加以保存,
    如放置在文件夹中(比如,在“电话”文件夹中,按联系人分别记录需要拨打的电话,或者文件夹中“待付”项下的应付账单);
  • 或者采用中等技术含量工具,在活页记事本或者计划手册上进行安排(如在名为“电话”的页面上列出联系人的姓名);
  • 当然,还可以使用高科技的电子清单(如PDA中“任务”分区中的电话栏,Microsoft Outlook中“任务”栏下的电话分类)。

从20世纪晚期开始,市场上就充斥着各种各样的计划手册,从早期的每日计划手册(Day-Timers)和FranklinCovey活页本,到再度启用的Moleskine简易笔记本,再到现在的任务管理软件应用程序。

构建一个归档系统的关键要素

一个简单而高效的归档资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室,在我们开始实施工作流程管理计划之前,首先要对他的资料归档系统进行评估

你必须创建一个文件夹……一旦某些事情或想法令你深受触动,一定不要让它们从你的头脑中溜走,而要将其整理归档,从而得出其潜在的含义,搞清楚这些感觉或想法是愚蠢之见,还是存在发挥建设性作用的可能。

成功归档分类的要点

我强烈建议你使用自己的归档系统(有形的和数字形式的),并且这个系统要放在触手可及的地方。你从工作篮中拿出一个文件(或从电子信箱里打印一份文件),看了之后你觉得它不需要即刻付诸行动,只是具有潜在的价值,然后你就把它分类放入你的归档系统中。

如果缺少一个相应的精简归档系统,你就很难保存具有潜在价值的信息,或者只能在不适当的位置堆放你的保存信息。整个归档分类过程不应该超过1分钟,如果达不到这个要求,就说明你的归档系统还需要改进。

一般性归档系统应该触手可及

归档工作应该能够在短时间完成,并且操作简单。

按字母排序(或者按照拼音排序)

可以按分类+标签的模式对归档进行存储。

我为一般参考材料建立了一个而不是多个按照英文字母顺序排列的有形归档系统。

一旦你将所有行动提示都列入“下一步行动”清单,这些资料就真正成了你个人图书馆中的内容,而你就能如愿地收集材料。你只需要解决一个问题:你拥有多大的存储空间,以及进行必要查阅时的便利性如何。一个按照字母顺序排列的简单系统可以根据主题、人、项目或者公司加以细分,这样即使你忘记了放在哪儿,也只面对着三四个可能的选项

能够随时创建空文件夹

你要始终确保拥有可随时调用的文件夹。在必要的情况下,应该可以在你的数据存储设备中即时创建一个新的虚拟文件夹。

确保有方便存储的庞大空间

应该让你的抽屉留出一定的空间,至少可以方便自如地取放资料。对于数字存储设备来说,你应该随时关注电脑硬盘或云盘。

用自动打签机来标注文件夹

买个自己专用的标签打印机吧。为了让整套系统运转流畅,你需要随时动用它,这样你才能随时进行归档工作。

至少一年整理一次归档系统

我建议所有的机构都设立一个“整理日”,在那一天,所有的员工都穿着休闲服和运动鞋,并把电话静音,然后动手清理他们积存的各种东西。

作为成功因素本身的归档工作

参考资料需要在其自身的独立边界(有形的和数字形式的)内进行保存和组织,这样不至于混淆系统内的其他类别,也能用于特定用途并得到有效评估。

最后一件需要准备的事

你已经专门预留了一个时间段,建立了一个新的工作区,也准备好了各种基本工具,万事俱备!还差什么吗?

如果你已经决定要花费一定的时间来建立自己的工作管理系统,要想获得最佳效果,你还需要做一件事情:处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。