《搞定 I》第5章 收集阶段:归拢材料 笔记

《搞定 I》第5章 收集阶段:归拢材料 笔记

在前一章中,介绍了开始GTD之前的一些准备工作,在这一章开始将深入到GTD5个步骤中的第1步:收集阶段。这是通往“心如止水”境界的关键的第一步。

哪怕你有多忙,你心中应该有这样一个目标:将你关心的所有事情统统收集起来,然后清空自己的大脑。这就是你的理想目标,你应该时刻向它靠拢。

预备,各就各位!

注意,一定要在你彻底完成所有的收集工作之后,再开始对这些材料进行处理。

  1. 了解有多少材料必须处理很有帮助;
  2. 它能让你明白何处是“隧道尽头”;
  3. 进行理清和组织整理时,你肯定不希望那些“不知所踪”的东西干扰你的情绪。一旦将需要关注的所有东西汇集在一起,你自然能在重点更突出、控制感更强的状态下进行操作。

只有在对未尽事宜做到心中有数的情况下,你才会觉得释然。

开始!

外在的收集工作

第一步是搜索你周围的环境,检查一下哪些事项还没有做到位,把它们放入工作篮。收集的目标是那些未完成的工作,以及还没有开始的工作。把它们全都收集到工作篮中,以便着手进行下一步处理。

哪些东西不该动

有四类东西是我们在收集过程中不该动的,[这里是指非电子化作业环境]]:

  • 日用品
  • 参考资料
  • 装饰品
  • 办公设备

所有东西都应该收集到你的“工作篮”中。要注意,有些东西虽然在这四类之内,但仍然需要处理,别把这些东西遗漏了。

收集过程中可能遇到的问题

在资料收集阶段,你可能会遇到以下一种或者多种情况:

  • 收集的内容过多,一个工作篮不够用
  • 可能偏离到清理和整理的环节中去
  • 可能碰到一些以前收集和整理过的东西
  • 可能碰上一些紧急事项

如果某个东西太大,工作篮放不下怎么办?

把信息写在纸上,作为替代物放到工作篮中,别忘了在纸条上留下日期。如果你使用的数字设备具有邮戳功能,在这方面会大有裨益。尽管这些时间信息只有3%能发挥重大作用,但也值得你养成这个简单习惯。

如果收集的资料太多,工作篮放不下怎么办?

这些资料堆在工作篮周围好了,或者干脆放在旁边的地板上。不用担心,在后面的处理和组织整理阶段还有机会清空你的工作篮,只要你自己把这些资料和其他物品明确区分开就行。

立刻扔掉

如果你一眼就能分辨出某些物品是无用的垃圾,那么别犹豫,立刻扔掉好了。

谨防掉入打扫和整理的误区

把打扫的愿望当成一个需要完成的任务,写在纸条上,放入工作篮。
你现在要做的是尽快完成收集工作,以使你的系统走上正轨。

如何处理那些已列在任务清单和计划手册上的事情?

可能你在此之前已经拥有自己的管理系统了,比如任务清单或者计划手册之类的东西。但是,除非你对这套系统非常熟悉并已成功运行,否则我还是建议你将这些任务清单和计划手册也当成需要处理的东西,放在工作篮里。

这事我可不能再忘了!”

有些人在收集过程中偶然发现一页纸或者一份文件时经常会大叫一声:“我的天!这事儿我怎么忘了!我必须立刻处理一下!

如果这件事发生在你的身上,你首先必须问一下自己:这些事是否必须在完成系统的启动工作之前解决掉如果确实如此,那你最好立刻行动起来把它完成,尽快解除这个精神负担。如果还没急到那个份儿上,那就按部就班地行事吧,把它放入工作篮中。不管怎么样,你马上就要处理工作篮中的一切问题了,因此不会出现丢失或者遗漏的情况。
如果此刻无法将此类事情付诸行动,但你确实需要提醒自己这是你的首要任务,那么可以在手边建立一个“紧急事件”篮。

从办公桌开始

从你办公区的一端开始向四周推进,处理你遇到的一切东西吧。典型的物品包括:

  • 堆积如山的信件、备忘录、报告、阅读材料
  • 便利贴
  • 收集到的名片
  • 收据
  • 会议记录

人们很容易抗拒和回避自己明知需要纳入考虑的任何问题。

办公桌的抽屉

把那些可以付诸行动的事务投入工作篮,或者在工作篮里留个纸条。

柜子、台子的表面

这里可能放置着大量的日用品、参考资料以及长年累月的积压品。

地板、墙壁和书架

  • 告示牌上的信息是否需要立刻付诸行动?
  • 墙上用大头钉固定的那些资料是不是早已经没用了?
  • 有哪些照片、艺术品或者装饰品分散了你的注意力?
  • 那些开放式书架的情况又如何?
  • 哪些书籍需要稍作浏览或者送给别人?
  • 有哪些目录、指南手册、活页夹已经陈旧过时了,或者可能促使你采取行动?
  • 地板上是不是到处堆积着一叠叠资料?
  • 快把它们转移到工作篮附近,并把记录它们的纸条投入工作篮。

设备、家具和房间设施

写张字条,放入工作篮中。

其他地方

这将取决于在实施本计划时,你自己所确定的收集范围的大小,也许你打算在其他保存资料的区域进行类似的收集工作。

千万不要让“不怎么重要”的事情吞噬掉你在家时的精力。

在家庭生活和第二工作现场中,他们通常会因为“不怎么重要”的小事,而导致自己的精力在不知不觉间被消耗殆尽。

并不是要扔掉你喜欢的东西

不要让所纳入系统的项目和行动遮蔽了你之前保存的内容。

内在的收集工作:清空你的大脑

当你认为已经把周围环境中需要处理的事务全部收集到一起时,你会进而希望搜寻那些仍然存储在你的大脑RAM空间的事项。是什么事还在时刻吸引你的注意力,而你又无法在工作篮中找到它们呢?

你要做的就是把这些事情写在白纸上。我的建议是,每张纸上只写一件事情。

当你着手进行处理时,基本要求是每次只专注于一件事。所以,把每个想法记录在相对独立的区域,不管是多么琐碎的想法,能让“专注”变得容易得多。

完成了实际物品的收集工作后,你大概需要20分钟到1个小时的时间把头脑中的内容清晰地记录在白纸上。你会发现这些事情的出现往往带有很强的随意性——琐碎的小事、重大事件、个人私事、工作问题等,它们并没有遵循任何特定的次序。

你只需注重数量。这时要做到宁滥勿缺,千万别遗漏任何事情。

“引子”清单

我们列出了“未尽事宜的引子”清单。逐条核查清单中的内容,看一看自己是不是有所遗漏

“未尽事宜的引子”清单
职业方面

收集的成果

如果你的大脑现在空空如也、无牵无挂,你的工作篮恐怕已经满满当当的了。除了纸质资料和各种物品外,工作篮里还收集了语音及电子信箱中的待处理邮件。当然,还应包括那些你已经记录到计划手册中,但还没确定下一步行动的事情。

收集到工作篮中,但不要长期放置在工作篮中

完成了这一步骤,你就为下一步行动做好了准备。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮中,那样这些事情将会再次潜入你的脑海(因为你自己清楚这些需要处理的事情还没有完成)。事实上,很多人不愿意收集生活中未尽事宜的主要原因,就是因为他们没有掌握正确的处理和组织整理方法,从而进行下一步的工作。

乐爸爸已经迫不及待的想进入到清空工作篮的流程了。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。