《搞定I》第6章 理清阶段:清空工作篮 笔记

《搞定I》第6章 理清阶段:清空工作篮 笔记

在这一章,作者按照GTD的标准流程,对已经收集的工作篮进行了清空。在乐爸爸看来,这里的工作流程挺适用的,即便是现在智能设备的日益发达,也同样适用。

第6章 理清阶段:清空工作篮

清空工作篮,它指的是识别你收集到的每样东西,确定它是什么,它意味着什么,它需要你采取什么样的行动。
参考下述工作处理流程图。中间一列内容(位于加粗直角方框中),就是你在处理和确定下一步行动过程中需要采取的具体步骤。

工作流程图——理清过程

许多客户在经过分析处理得到具体的下一步行动后,都急不可待地将它录入某种移动设备的企业应用程序或者其他存储工具中去(大多是一些电子设备或计算机软件)。

其实在这之前,我们还要做一些准备工作:

  • 首先(当然是在收集过程之后),确定相关的软件和硬件运作是否正常;
  • 然后我们要清除(通常是打印出来,再清除掉)Outlook任务列表中的旧任务,把它们放入工作篮;
  • 最后,我们要建立起相关目录,比如“电话”、“外出事宜”、“议事日程”,“用电脑”等等。

处理阶段的方法指导

学习的最佳途径是实践。但是,在开始之前,我还要强调几个基本原则:

  1. 首先处理工作篮中最上面的事务。
  2. 一次一事。
  3. 永远不要把事务再次放回工作篮。

从最上面的一项开始

即便是有再重要的事情,也要从最上面的一项开始。这个原则是非常重要的。每一件事情都必须获得均等的处理机会。“处理”这个动词并不仅仅意味着“花费时间”,它还指“判断事情的实质,确定下一步的行动方案,然后进行相应的处理”。

紧急搜索不等于清理

当你开始采用加工处理行动模式时,必须养成这样一个习惯:从一端入手,按顺序一次只处理一项内容。一旦你违背这个原则,只去处理你想要解决的事务,并且顺序杂乱,那结果必将导致某些事务被遗漏。

“后进先出”还是“先进先出”

工作篮是一个处理问题的地点,而不是一个存储容器。

从理论上讲,最好的做法可能是把工作篮底朝天地颠倒一下,然后,从第一件装入工作篮的材料开始处理,这就是:先进先出。

但是对于电子邮件,因该要后进先出,这是因为,虽然关于同一问题的往来邮件有很多封,但主题都只有一个,而且最后一封邮件包含的信息往往最多(或者最接近问题的最后解决方案)。

一次一事

强迫自己只处理工作篮最上面的一项,其他的内容尽量看都不看。每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。注意力是确保解决问题的必要条件。这么做的另一个好处是,即使你的处理过程被打断了,也不会出现一团乱麻的情况(那很容易使你再次陷入失控状态)。

例外:多任务处理

对于“一次一事”这项原则,存在着极少数的例外。
请记住,多任务处理是个例外——只有在你掌握了“立刻处理所有问题”的能力,并且不会逃避“那些需要2分钟以上的时间才能做出的决定”(见下文)时,它才有可能奏效。不然的话,你还是老老实实地“一次一事”吧!

永远不再放回工作篮

把东西拿出工作篮,这是一条“单行线”。有点类似于那句谚语“事情只做一次”。

“当你将一件事务从工作篮中取出时,就应立刻判定它的实质以及处理方法,且永远不要把它再次放回工作篮。

处理过程的关键问题:“下一步行动是什么?”

你已经知道了加工处理的要领,也准备开始“一次一事”地处理收集到的事情。你现在要做的就是针对每件事情确定下一步行动。

如果你能找到具体的下一步行动,那么做出决定和选择也就更容易了。但是,如果“确实没有什么可以采取的行动”,又该怎么办呢?

如果不需要付诸行动,你又该怎么办呢?

一般来说,工作篮中总会有些内容不需要(或者不可能)采取行动。这些无法付诸行动的事情,一般可以分为三类(流程图右侧的三个分支):

  • 垃圾
  • 待酝酿的事务
  • 参考资料
垃圾

你肯定也经常面临这样的问题:对是否需要保存某一资料犹豫不决。对付这种情况,我有两个方法:

  • 如果你感到犹豫,扔掉它。
  • 如果你感到犹豫,保存它。

可以在处理自己归档的资料时问自己:“我这么保存有必要吗,有用吗?能否确保在必要时通过互联网或其他渠道获取?”

酝酿

一些资料,“目前没有什么可做的,但是,也许今后会有用。”

这个酝酿程序的目的在于:让你现在暂时摆脱这些事情的压力,并且让你相信自己的系统能够在指定的时间提醒你完成这些事情。

现在,你要做的就是在这些事情上贴个“也许”的标签,或者写上“10月17日提醒”,然后将它们一并归入“待定”类别,等待稍后进行分类处理。

参考资料

你会从工作篮中挖掘出许多有待处理的事情,它们并不要求你采取任何行动,但又对某些项目和主题具有潜在的价值,今后还可以提供一些极为有用的信息。

较为理想的情况是,你已经建立起了一个文件归档系统(就像我在第4章所描述的那样),来保存你的参考资料和辅助信息。

“少于60秒”、“让你乐于使用”、“就在手边”、“一般性归档”,是让一个归档系统能够全速运转的重要因素。

每当你碰到希望保留的资料时,打印一个标签贴在文件夹上,然后放入你分类归档的抽屉中;或者贴上一个便利贴,交给你的助手代你进行归档,或者进行适当的标注和分类。

对于你想保存的电子邮件文件、附件、文本和图片,你必须开发出属于自己的归档程序。现在,云空间里有非常有效的文件存储应用程序,各种设备也都有可以用来记录和协调项目。

再次强调,关键驱动因素应该是:我是否仍在关注我的参考内容或者参考系统?如果你仍在关注,就创建一个项目,并明确“下一步行动”来解决它,把这个重要领域置于你的“巡航控制”之下。

如果需要采取行动……那么具体行动是什么?

这可能是搞定体系中最基础的一步。如果“工作篮”中的哪样东西需要你付诸行动,你就需要明确下一步具体行动是什么。在这里重申,所谓的“下一步行动”,是能够推进事务完成的、具体的、可实施的行动。

下面是一些大家经常遇到的、需要我们处理的事情,也许它们就在你的工作篮中:

  • 清扫车库
  • 报税
  • 打算参加的会议
  • 鲍比的生日
  • 新闻稿
  • 工作情况回顾
  • 管理方式的改变
下一步行动必须是可执行的具体行动

在采取下一步具体行动并妥善参与之前,仍需对问题进行反复思考直到了然于心。
不管怎么说,你总能找到一个具体的“下一步行动”,来推动事态的发展。

一旦你确定了下一步行动

一旦你确定了下一步行动,这时,你就面临着三种选择:

  • 立刻执行(如果两分钟内可以完成)。
  • 委派他人(如果你自己不是完成任务的最佳人选)。
  • 推迟执行,把任务放在你的组织系统中,在日后有时间的时候再完成。
立刻执行

如果某个“下一步行动”的用时不会超过两分钟,那么不要犹豫,立刻动手完成它。

即使你面对的并不是什么重要任务,如果你能在两分钟之内完成,那你就应该立即将其完成。这个“两分钟原则”的原理是:对于任何任务,保留、跟踪、最后完成它所花费的时间,要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说,这是一条提高效率的捷径。

事实上,两分钟只是一个指导原则。如果你在处理时拥有较充裕的时间,那你就完全可以把这个时间限制延长到5分钟或者10分钟。

就算你在完成了一个行动之后,没有达成任务目标,你也会更清楚接下来的“下一步行动”,而且,对于这个“下一步行动”,你还需要继续采用相同的标准来判断其执行方式。比如说你想要更换打印机墨盒,换墨盒肯定用不了两分钟,所以你决定立即执行,但是你发现所有墨盒都用光了,这时你的下一步行动就变成“上网订购墨盒”,对于这个任务,你可以继续决定是“立即执行”、“委派他人”还是“延迟执行”。

尽管如此,你不应该沦为每天都要执行两分钟行动的奴隶。这个原则应该主要用于对新内容进行处理。

委派他人

如果下一步行动花费的时间会超过两分钟,你可以问问自己:“我是不是最适合处理这件事情的人呢?”如果答案是否定的,就把它转给适当的人选好了。当然,要采用一种“恰当的方式”。

所谓“恰当的方式”可能是下面的某一种:

  • 给对方发一封电子邮件。
  • 写一张字条,然后交给某人。
  • 给对方发条短信或语音留言。
  • 在工作日程中添加这一条,以便下次与此人见面时进行探讨。
  • 直接与他对话,当面或者打电话、发短信或即时信息都行。
跟踪委派他人处理的工作

这类任务有一个特别的分类,即“等待”。
在你完整地建立了自己的任务管理系统之后,你会发现这类委派给他人的任务,形成了一个“等待”清单。

如果球已经落到别人的脚下了,该怎么办呢?

注意:在每份委派给他人处理的任务上标明具体的日期,这一点非常重要。在你的所有资料当中,这类委派任务是最需要标注日期的。尽管你自己也不希望必须查找这个信息(“但是我早在3月12日就给你打电话预约了啊!”),但是养成这个习惯肯定会让你受益终身。

推迟执行

耗时往往超过2分钟的行动。
你必须以某种方式记录下这些行动,并将其纳入适当类别,以备需要时查阅。现在,在你处理过的资料上贴张写有具体行动的便利贴,然后放入“悬而未决”篮中,等待进一步的处理。

剩下的“悬而未决”的事宜

“悬而未决”中的事务是由“委派他人”和“推迟执行”的行动组成的。这些任务还需要进一步组织分类,以更好地纳入你的个人管理系统

明确你手中的项目

当你处理完“工作篮”中的所有材料时,你还需要进行最后一步工作,就是开阔视野,将你的注意力从每一个独立行动的具体细节提升到更宏观的方面,即你的项目。

项目”的定义,它是指你所承诺的、需要完成多步行动才能达到的目标。

定义项目的意义:如果你决定执行的“下一步行动”无法达成你的预期目标,你就需要以某种方式来提醒自己,直到你最终实现它。所以,你需要列出一个项目清单,它可以包含各种目标,从“举行一个生日聚会”,到“缩减一条生产线的流程”,再到“确定赔偿计划”。列出项目清单的目的并不是要划分不同任务的优先次序,它只是为了确保你不会忘记这些任务。

总结

无论你是在刚刚开始处理工作的阶段就动手拟定了“项目”清单,还是当你已经确定了行动清单之后才着手起草,这都没有关系。其实,你只需找个时间完成这个清单,并妥善保存它就可以了。因为这个项目清单是你进行工作回顾的重要内容,它能让你明白自己身在何处,要去向何方,并让你保持一种掌控每周生活的感觉。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。