《搞定 I》第7章 组织整理:建立好清单 笔记

《搞定 I》第7章 组织整理:建立好清单 笔记

第7章是全书的重点,这章作者用了近70页的篇幅来介绍如何通过清单来组织整理收件篮中收集的各种任务列表。包含的内容相当的丰富,需要仔细的多读几遍。

一起来学习本书的笔记,乐爸爸尽可能的让精华部分容易在任何时间,任何地点都可以轻松的阅读:

你的组织整理系统一定要比你自己的大脑更可靠,这样你才能信任它、依赖它,这也是实现上述目标的基本前提。

拥有完善的组织整理系统,你才有精力去放眼更宏观的问题,大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放。

开始处理新事务时,你要创建清单,将你希望组织整理的事项分类,并始终牢记将附加项目纳入其中。

你的组织整理系统绝不可能立刻凭空建立起来。它会随着你处理材料的过程而变化,并测试是否已将各事项存放在了最佳利用位置。

工作流程图的外环内容(圆角方框)显示出的是处理材料后可能遇到的所有情况

基本分类

从组织整理和操作的角度来看,需要跟踪和管理的事情可以分为7大类(就是除去“垃圾箱”以外的7个外围图标中的内容):

  • “项目”清单
  • 项目的辅助资料
  • 记录在日程表中的行动和信息
  • “下一步行动”清单(一个或多个)
  • “等待”清单
  • 参考资料
  • “将来/也许”清单

界线的重要性

保持不同类别事项彼此之间界线分明,这一点至关重要。每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议,以便在某个特定时间以特定方式提醒我们,如果它们彼此混淆、没有界线,那么整个组织整理工作也就丧失了意义。

必须对这些事务类型分门别类地加以保存,无论是在视觉上、具体形式上,还是心理上。

你需要的仅仅是清单和文件夹

你真正需要的就只有清单,以及足以保存提示信息、参考资料和辅助信息的工具,即文件夹了。

清单将保存所有的“项目”和“将来/也许”的内容(如我曾经指出过的那样,清单也可以以文件夹的形式出现),以及其他需要你跟踪的事务。文件夹(电子或者书面的)也将用于保存正在开展中的各项工作的参考资料和辅助信息。

当你看到整个清单时,完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。清单仅仅是一个目录,它帮助你跟踪那些正在进行的事情,并让你在回顾的时候有一个依据和参照。

清单可以是下面3种形式中的任何一种:

  1. 一个文件夹或者容器,每页纸记录一件事情,这些事情都具有相似特征并被归为同一类。
  2. 在一张有标题的纸上列出的确切事务列表(当然也可以列在活页夹或者小本子上)。
  3. 一个保存在软件程序或者数字移动设备中的项目列表。

组织整理行动提示信息

如果你已经清空了工作篮,你无疑会为自己创建一大堆“悬而未决”事务的行动提示信息。它们代表那些用时超过2分钟,并且无法委派给他人的任务。

同时,你肯定还有一堆有关委派任务的提示信息,很可能还有一些事务被列入日程表或者“将来/也许”清单。

纳入日程表的行动提示信息

从组织整理的角度出发,行动可以分为两个基本类型:对执行时间有刚性要求的;没有指定时间、越快完成越好(有的或许指定有最后完成日期)的。日程表上记录的行动就是前者,你可以指定具体时间(“上午10点~11点与吉姆会面”)或者指定具体日期(“周二给雷切尔打电话,问她是否收到了建议书”)。

日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动,而其他行动都应该为其让路。

组织整理需要尽快完成的行动提示信息(ASAP行动):

根据情境分类

管理这些ASAP行动的最好方法是,将它们按照情境进行分类——所谓的情境,就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形

某个行动需要在电脑上完成,你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车到附近转悠(去银行或者去电脑市场),那么将其列入“外出事宜”清单就是追踪这个任务的最好方式。

如何确定情境分类的数量呢?这取决于:
(1)你所需要跟踪的行动的数量;
(2)不同行动所要求的环境差异的大小。

一个清爽的“外出事宜”清单比一个包含大量不相干任务的清单更加方便。

有关行动提示信息最常见的分类

以下常见的下一步行动清单的标题会对你有所帮助:

  • 电话 这是一个包含了所有要拨打电话的清单,只要手上有一部电话,你就可以逐项地完成它上面的内容。
  • 在电脑旁 如果你的工作与电脑密不可分(特别是如果你拥有笔记本/平板电脑,或者在工作地点和家里都有电脑),那么“在电脑旁”清单会对你的工作大有帮助。
  • 外出事宜 把所有需要外出时处理的事情归纳到一起,这种做法非常必要。当你需要外出时,在路上看一眼这个清单会大大提高你选择处理诸多事宜的效率
  • 在办公室时(杂事) 如果你在办公室工作,那么肯定有些事情是必须在那里才能完成的。很显然,拥有一个包含这类事务的清单一定会非常有用。
  • 在家时 许多行动只能在家里完成,因此,针对这个环境创建一个清单也很有必要。我相信,你一定有许多私事和需要在家里处理的各种杂活儿。
  • 议事日程(按照人员或者会议分类) 你应该为那些需要多次参加的会议或频繁会晤的人列出专用的“议事日程”清单。我建议为以下这些人设立单独的清单:老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外,还应该考虑你的律师、投资顾问、会计师、电脑顾问,以及你要通过电话或当面与之商讨一件以上事情的人。
    你的职责范围越广,你在组织中的地位越高,你就越能通过与他人沟通和商议把事情搞定。
  • 阅读或回顾 你肯定会发现你的“工作篮”中有不少东西是需要你阅读的。对于这些东西,你应该已经遵照“两分钟原则”的要求,对许多内容进行了大致的浏览——扔掉无用的,把有用的归档,需要进一步阅读的则进入下面的处理程序。

组织整理“等待”清单

如同行动需要整理成清单一样,那些等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己。“等待”清单上的内容,应该是那些你不关心过程,只关心结果的事情(或由别人负责的事情)。

对他人做出的承诺进行跟踪管理,可以避免因为他们不兑现承诺而导致的危机。

也许你会发现,这个“等待”清单只有放在手边才能发挥作用,而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果。

使用原始信息作为它自身的行动提示

跟踪任务最高效的办法就是,当提示信息出现的时候,就第一时间将其相关行动列入清单或存入文件夹。原始的信息基本上不需要保留,使用他本身的信息做为对自身的行动提示,比如可以把自己的各类账单存放在一个标题为“待支付的账单”(或者“待处理的财务票据”)的文件夹或者篮子里。

无论你选择采用哪种方式来保存提示信息,你都应当将它们按照“下一步行动”的类型分成不同的组。

对材料进行组织整理的主要目的是减轻认知负荷,不必再不断地思考“我需要怎么处理它”。
我的个人管理系统都是基于清单构成的,所以它非常方便,但是我仍在办公室保存了一个“阅读/回顾”文件夹,还保存有一个塑料材质的旅行版同名文件夹。

电子邮件类提示信息的管理

与纸质材料类似,那些需要付诸行动的电子邮件,其本身就是最好的行动提示——它们自动保存在你的电子邮件管理软件中。特别是当你的工作是以电子邮件为核心(每天接收大量邮件,大部分时间花在处理邮件上)的时候,尤其如此。在这种情况下,你就可以直接将电子邮件管理软件作为你的工作管理系统,而不是把电子邮件中包含的任务从收件箱提取出来列成清单,或者分配给另一个清单。

我的建议是,为那些需要“超过两分钟行动”的邮件建立一个单独的文件夹(在此重申,对电子邮件,你也应该遵照“两分钟原则”进行处理)。这个文件夹的命名应当以特殊字符开头,这是为了:(1)以此来区别这个文件夹与其他保存资料的一般归档文件夹;(2)让这个文件夹始终处在导航栏的最顶端。

清空电子邮件“收件箱”

再说一次,清空“工作篮”(对电子邮件来说就是“收件箱”)中的内容并不意味着你已经解决掉了其中所有的问题。它仅仅代表着,你已经删掉了一切可以删掉的内容,把你暂时不需要采取行动但希望保存的事情归档了,完成了所有那些不需要两分钟就能解决的事情,并把那些等待结果和需要行动的邮件移入相应的文件夹中。现在,只要你打开“@行动”文件夹,就能看到所有你需要花时间采取行动的邮件。这与你手忙脚乱地搜索很多页邮件,生怕漏过某些重要的事情相比,是不是简单多了呢?

关于四处散落提示信息的警告

个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示,这样才能让你正确地选择将要采取的行动。

组织整理项目提示信息

创建并维护一个包含所有项目(再重申一次,需要多个步骤才能完成的事情,我们将其称为项目)的清单吧,这绝对意义重大!这个清单里包含的事情肯定比你预想的多。

“项目”清单

“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案,也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。

实际上,在日常工作中,你根本不用去理睬这个“项目”清单;每天占据你主要精力的是你的日程表行动清单,以及突发的特殊事务。记住,你无法执行“项目”,你能够执行的是“行动”。

项目”清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度,并确保各个项目都处于自己的掌控之中,同时它也能让你对自己的工作量有一个客观的认识。

一个完整项目清单的价值

将这些完整、即时、明确的事项列入自己的清单,并养成维护它们的习惯,这或许是你最具价值的行动,它能让你从此实现无压力的工作效率。下面是部分理由:

  • 对于控制和关注至关重要
  • 缓解微妙的紧张状况
  • 每周回顾的重点一目了然
  • 促进关系管理
对于控制和关注至关重要

当你意识到需要处理的事情在不断干扰你的大脑时,无论它们是大是小,你都不可能真正放松自己,获得良好的工作状态。

缓解微妙的紧张状况

项目往往不是条理清晰且井然有序地出现的。它们一开始似乎只是某种简单的情况、沟通或行动,但它们会慢慢超出你的预期。首先确认这种情形是否真实存在,并将其列入你的预期结果系统,从而采取适当行动,这将会创造可观的新能量,并产生意想不到的积极效果。

使每周回顾的重点一目了然

每周回顾是实现长期承诺和日常行动成功匹配的关键因素。而一个完整的项目清单应该是实现这个目标的关键所在。

促进关系管理

无论你是和你的老板、员工、搭档谈话,还是和你的家人谈话,对于你所做出的可能与这些人相关的所有承诺进行管理和回顾是极为重要的。

何处寻找待发现项目

你有可能在这三个主要领域发现“隐藏”项目:

  • 当前活动
    有些项目往往需要从你简单保存的日程表、行动清单和工作区中收集。
  • 较高视野的利益和承诺
    你或许有一个好机会,可以从更长远和更重要的角度,即职责、目标、愿景及核心价值观,来敏锐地关注你的某些项目和兴趣。
    如果你有职业目标、公司目标和战略计划,你是否确认了你的所有相关项目,以便执行相应行动?
  • 当前的问题和机会
    一个丰富的清单项目收集来源往往是那些范围广泛但不够明确的事项,如果不确认此类事项,未将其处理成具有行动步骤的真正项目,它们就会干扰你的注意力。

这些事项分为三类:

  • 问题
  • 流程改进
  • 创意和能力建设

仅用一张清单?还是进一步细分?

大多数人发现,使用一张清单是最佳的选择,因为“项目”清单是作为一个总目录来用的,而不是用作每日的工作指导。在组织整理系统中,“项目”清单为你记录所有尚未完成的事务,这样你就能更加容易地总揽全局,做出恰当的战略决策。

细分项目清单的几种常见方式
个人/职业
委派给他人的项目
特定类型项目
如何处理子项目

如何在清单中列出项目和子项目,这完全取决于你自己,你只需要确保自己知道变动内容的所处位置,并根据需要经常回顾,将它们清出你的大脑。

项目辅助资料

项目辅助资料不是项目的行动信息,也不是项目提示信息,它只是支持项目行动和决策的辅助信息。

不要把项目辅助资料作为项目提示信息

不要将辅助资料作为行动提示信息——那是行动清单的职责。如果这些资料中除了包含一些特定的参考资料,还涉及地方计划方案以及工作概况等内容,这时你就需要把这些资料安置在一个更加醒目并且便于随时调用的地方,而不是与文件柜或电脑中其他的参考资料混在一起。

组织整理对项目的想法

这些想法和念头正好属于“项目辅助资料”的范畴。它们可能是有关你下一次旅行的一个念头,也可能是对某一项工作计划的阐释。

添加笔记

大多数管理软件都允许你在清单或者日程表的条目上添加笔记。

电子邮件和软件应用程序

子邮件或许包含与项目相关的适用信息,可以将它保存在一个专门的电子邮件参考文件夹中,并做相应的标记。

纸质文件夹

每个项目都有一个单独的文件夹,这样的系统非常便于保存纸质的支持资料;虽然技术含量不高,但确实是一种非常简洁的方案。

笔记本/活页夹

活页笔记本的一大优势是,可以为某个项目设定一页或者几页纸作为其专门区域。多年来,我一直坚持使用一个中号的笔记本,前面是“项目”清单,后面是“项目辅助”资料区。

防止整个系统变得“陈腐”,一旦项目笔记中的内容过时或者无用了,你就应该立刻删除这条笔记。

上述每一种方法,对于项目思考成果的管理,都能取得显著的效果。关键在于:发现项目笔记中隐含的具体行动;根据需要定期回顾这些记录。

组织整理非行动性资料

很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务(这些事情或资料可能是有价值的,但是不需要采取行动)混在一起,这恰好是很多人的个人管理系统存在的最严重问题之一。
我们也应该将那些非行动性的事务和资料管理得井井有条,这一点和管理行动提示信息与项目提示信息同样重要。
非行动性资料可以划分为三大类:

  • 参考资料;般来说,你在工作和生活中接收的大部分资料都属于参考资料。你不需要对这些参考资料采取任何行动,但是它们包含了一些信息。
  • 提示信息,它们所代表的事情在当前不需要采取任何行动,但日后可能有此种需求;
  • 以及你根本不需要的东西(垃圾)

各种参考资料管理系统

参考资料现在会以各种方式(主题和媒体形式)出现,对其进行组织整理的方式也有很多。下面简单介绍一下最常用的几种:

  1. 一般性参考资料归档系统——纸质、电子邮件和简单的数字化存储。
  2. 专门资料的归档。
  3. 联系人管理工具。
  4. 图书馆/档案馆式的归档系统。

一般性参考资料归档系

一个好的归档系统是保证处理和组织整理过程正常进行的关键。大多数人最终都要创建一到四个有形文件夹、数十个电子邮件参考资料夹,以及可能多达数百个的其他数字存储位置和类别。

专门资料的归档

如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹,或者归档资料内容庞杂,那么你就应该考虑为它分配一块专门的区域、抽屉或者数据库,并建立一个独立的字母排序的归档系统,或者其他便于搜索的系统。

联系人管理工具

这些信息是最为纯粹的参考资料,无须对它们采取任何行动,将它们保存起来仅仅是为了将来查询之用。

图书馆/档案馆式的归档系统:基于个人的

建立某种程度的统一标准会使归档这件事情变得更加轻松。那些随时需要查阅的资料,应该记入你随身携带的移动设备或记事本中。那些需要在特定会议或事件中使用的资料,应该放入公事包、电脑包或者书包中。那些在办公室才会用到的资料,可以放在办公室的个人归档系统中或者放在办公网络上的服务器中。那些工作中很少用到的资料,则应该放在档案部、储藏室或者浩瀚的云空间里。

“将来/也许”类事情的管理

可以建立各种形式的“将来/也许”清单,也可以将这类事情写入日程表或者纸质“备忘录”中。

“将来/也许”清单

无论你现在采用的是什么样的个人管理系统,我都强烈建议你创建一个“将来/也许”清单。然后把自己想到的事情都写到里面去,你会发现,这个过程会让你创造力大爆发,想出好多新奇的好点子。

除了你的工作篮以外,这类“将来/也许”的事情还有两个重要来源:你那富有创造性的想象力,还有你目前正在执行的项目清单。

为你创造性的想象力创建一个清单

激活并维护你的“将来/也许”清单可以释放你的创造性思维——你可以在不必付诸任何行动的情况下,想象各种很酷的行动。
为你的家庭购买或者建造房屋

  • 开始从事的业余爱好
  • 想要学习的技能
  • 想要表达的创意
  • 需要购买的服装和饰品
  • 想得到的玩物(高科技或其他类型玩具!)
  • 计划中的旅行
  • 希望参加的组织
  • 打算参与的公益性活动
  • 想了解的事情、想做的事情
重新评估当前进行中的项目

回顾检查你的“项目”清单,并且考虑你是否应该把当前的各种承诺和责任转移到“将来/也许”清单中。

如果通过审慎的思考使你认识到,“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内,都不会进入实施阶段,那你应该干脆把它转入“将来/也许”清单中。

“将来/也许”的特殊类别

每个人都会有一些自己非常感兴趣的事情。将这些事情列入清单的过程,肯定会给你带来不少乐趣。比如:

  • 食品——秘方、食谱、餐馆、葡萄酒等
  • 子女——要和子女一起做的事情
  • 想读的书
  • 想看的电影
  • 关于礼品的一些主意
  • 想要浏览的网站
  • 周末的外出旅行
  • 想法——五花八门(因为你也不清楚应该归属于哪个类别)

这类清单处于“参考资料”类和“将来/也许”类的交叉区域。说它是参考资料,因为你可能只是收集它们,把你喜欢的上等葡萄酒、餐厅、书籍添加到对应的清单中去,以备日后随时查询;说它属于“将来/也许”一类,是因为你需要经常回顾这些内容,以提醒自己在有机会的时候尝试一下清单中的内容。

堆积“保存及回顾”文档的危险

许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹,他们只做到了“保存”但却并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁,而且充满抵触情绪。

如果你无法定时对“将来/也许”清单保持关注,并且头脑清醒地思考其中的内容,那么“将来/也许”清单也就丧失了它存在的价值。

一个管理良好的“将来/也许”清单与保存各种“材料”的收纳箱之间,是存在着巨大差别的。

通常来讲,你收纳的大部分材料都是需要你进一步加工处理的,有的需要归入“阅读/回顾”类,有的需要放入参考资料系统,而有的则需要转化为实际的下一步行动并标注在日程表或者备忘录中。

实际上,在大多数情况下,对那些“保存及回顾”文件夹中的内容进行恰当的处理之后,你会发现“保存及回顾”文件夹已经被彻底清空了。

用日程表记录将来要做的事情

对于日程表的使用,很多人都习惯于在里面放置大量的事情(就像前文说到的),但是显然这是个不好的习惯,而且这样也远没有发挥出日程表的真正效用。

日程表的三大用途之一,就是记录那些“需要在特定日期获取信息”的任务。这类用法涵盖了不少事务,但是最明智的做法是:记录在日程表里的事务,一定得是你想暂时抛于脑后但又希望在某一天得到提醒的事情。这样的事务数不胜数,下面列出几类:

  • 提醒自己开始落实某个项目
    如果你手头有一个项目,目前还不需要对其开展工作,但是需要在将来某个时间提醒自己开始行动,这时,你就可以在日程表中选择一个合适的日期,写入这个项目的提示信息。这些指定日期的信息,应该写在日程表的日期格中;当那一天到来的时候,你看到了这个提示信息,就会把这个项目列入你的“项目”清单中,从而激活这个项目,使之步入正轨。
  • 你可能想要参与的活动
    也许你经常收到各种研讨会、演讲、培训班和社交文化活动的通知,你可能希望当活动临近时再决定是否参加。因此,你先确定一个“临近”的时间,并在日程表中这个适当的日期上写上一笔。
  • 提醒自己做出决定
    有时候,你需要做出一个非常重要的决定,但是又无法(或不希望)立刻就做出这个决定。比如:
    • 雇用/解雇
    • 重组/并购/出售/剥离
    • 换工作/职业
    • 可能发生的战略转向

“备忘录”系统

对于管理那些需要在日后执行的行动,还有一种堪称一流的方法,那就是“备忘录”系统。
从本质上讲,“备忘录”系统是一个非常简单的文件夹系统,它允许你将未来需要的各种提示信息收入其中,并在指定的日期展示在你面前,就好像这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。

典型的例子有:

  • “在我开会的那天早上,把这个议事日程交给我。”
  • “既然星期三的会议上才会用到这个,那么,星期一时再把它交给我考虑一下。”
  • “在去香港前两周时,提醒我一下,我们来安排一下具体细节。”
    每当新的一天到来,你都可以拿出当天的文件夹,查看一下有什么要做的事情。

你只需每天花几分钟时间,就能让这个“备忘录”系统运作起来。与你的付出相比,你的回报将非常丰厚。这是一种独特的执行功能:决定不在某个时间点之前做出决定。

建立一个“备忘录”系统

如果你在一个物理系统中这么做,你需要准备43个文件夹:
其中31个分别注明从“1”到“31”,代表一个月份内的31天,
另外的12个上面写上一年中的12个月份。
代表日的文件夹放在前面,最前端放置的是明天的文件夹(如果今天是10月5号,那第一个文件夹就应该是“6”号)。随后的文件夹代表着本月中剩余的日子(从“6”到“31”)。
在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份文件夹(11月)。再往后,是编号“1”至“5”的日文件夹。
接着是剩余的月份文件夹(12月、1月到10月)。
每天结束时,把第二天的文件夹中的内容放入工作篮,再把这个文件夹排列到后面,(这时,这个原本代表10月6日的文件夹,就变成了11月6日的文件夹)。
按照同样的方法,当下一个月的文件夹排到最前端时(在10月31日你清空所有的日文件夹后,紧接着看到的就是“11月”文件夹,而所有的日文件夹则按照“1”至“31”的顺序紧随其后),把其中的内容都放入工作篮,将这个已经清空的月文件夹排在其他月文件夹的后面,这时它代表的就是下一年的“11月”。

这个“备忘录”系统的好处是,随时都可以保存接下来的31天和12个月内要提醒的事情。

核查清单:创造性和建设性提示

在个人系统的组织整理工作中,最后一个值得我们注意的问题就是建立和使用核查清单,它可以帮助你关注项目、工作流程和程序、事件、爱好、职责等领域中可能出现的潜在问题。

数量极多的潜在核查清单可以让你更轻松地控制生活和工作领域的各种情形。如果你曾经为了做菜而参考食谱,你就是在使用核查清单来提高你的关注度和工作效率。如果你的董事会曾委任你在年内完成三个关键举措或成果,那么在董事会召开之前,你可以利用核查清单进行回顾。

由于我所描述的是如何理清和组织你大脑中的内容,为了开始执行这个系统,我将侧重于人们通常面临的一系列主题,核查清单往往是这些主题的最佳解决方案。

你希望关注的事项

当我们帮助别人清理其大脑时,所呈现的往往是这样的事情:

  • 定期进行体育锻炼
  • 多抽些时间陪陪孩子
  • 为部门筹划更多积极计划
  • 让我的团队保持高昂的斗志
  • 确保我们与公司的策略保持一致
  • 实时更新我们的用户培训列表
  • 更注重自己的精神实践
  • 更关注员工的个人目标
  • 保持我的工作动力
  • 保持并升级与公司关键人物的现有互动
    面对你内心这些含糊不清的承诺和分散你注意力的事情,你应该怎么办呢?
首先,对项目和行动心中有数

对于大多数这类“材料”而言,它们是可以转化为项目或实际行动的。

内心的承诺就可以转化为项目或实际行动,之后就可以按照正常的方式纳入你的个人管理系统中了。

规划工作和责任范畴内的关键性区域

像“坚持锻炼身体”或者“让我的团队保持高昂的斗志”这类目标,还是需要制定某种概况核查清单,才会便于定期回顾和检查。面对任何事情时,你的大脑都会在各个层面设定不同愿景和标准,它们直接影响你的决定和选择。所以,了解自己在各个层面上的不同愿景和标准是非常有必要的,只是很难做到习惯性保持和遵守。

情况越是异常,控制力越应加强

对于某件事情(或某个领域)来说,我们对核查清单和外部监控的需求,与我们对这件事情的熟悉程度成反比。

如果你希望或需要重复这些步骤,那你就需要一个核查清单。我在电脑和软件方面是个半文盲,每当我们的IT专家指导我解决一些常见故障时,我很容易说服自己要记住他们告诉我的步骤。我历尽千难万险,学会了为他们创建核查清单。

核查清单功效显著,它使那些重要的工作不再给你带来忧虑。

各个级别的核查清单

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单吧。你可以建立各种各样的核查清单——从“生活的核心价值”、“郊游的有关事宜”到“可能的假日礼物”。列出清单——特别是当你一想到某件事情时就为它列出清单,这将成为对你最有效,同时也最便捷的一种方式。
为了激发你的创造性思维,下面我列出一个核查清单题目列表,这些都是我使用过多年的清单。

  • 工作责任范畴(工作的职责范围)
  • 运动疗法(肌肉抗阻训练计划)
  • 旅行核查清单(旅行前要检查和完成的事情)
  • 每周回顾(在每周回顾中要检查和更新的事情)
  • 培训计划的组成要素(当推出某个培训新课程时,一切需要处理的情况,从前期到后期)
  • 关键客户
  • 要保持联系的人(所有你想联系的圈内人)
  • 年终活动(这一时期的所有总结活动)
  • 个人发展(应该定期评估的情况,以确保个人平衡与进步)
  • 笑话

慢慢地习惯于使用各种核查清单,包括特殊的、临时性的和永久性的核查清单。

小结

到目前为止,你应该已经收集了生活和工作中所有的未尽事宜,并且已经进行了逐项的处理,明确了它们的价值和需要采取的行动,最后还把处理结果纳入了一个完整的系统——这个系统包括了对当前和未来所有工作项目的完整概览。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。