《搞定 I》第8章 回顾阶段:保障系统的有效运行 笔记

《搞定 I》第8章 回顾阶段:保障系统的有效运行 笔记

在这一章,作者讲了如何站在一个高层愿景之上的回顾系统的搭建,其实乐爸爸一开始也不是很清楚为什么要有一个回顾过程,作者解释了我的疑惑,因为事情不是静止不变的,当事务变化后,相应的清单或执行系统没有发生变化的话,会让人渐渐的放弃对GTD系统的依赖,这也是为什么有很多人放弃时间管理的原因吧。


为了清空你的大脑,你必须确信你正在做的事情是确实需要完成的,而其他没有进行的工作确实可以暂时“不去进行”。

定期回顾你的系统,反思其内容,保持其时效功能,这是实现系统清晰度和稳定性的前提。

主要目的:你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新,紧跟事态的发展,这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择,这也正是回顾过程的主要目的。

现在,你需要考虑两个重要问题:

  • 回顾应该要关注哪部分的内容?安排在何时进行?
  • 回顾应该怎样进行?每隔多久进行一次才能确保整个系统持续运转,并解放你的大脑,使之能够从事更高层次的思考和组织整理活动?

要回顾哪部分的内容?在什么时候进行?

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料,那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已。

首先看一看你的日程表

查看最频繁的应该是你的日程表(或者是每日备忘录之类的东西),这样你就能看到哪些是当天必须进行的工作。这样你就了解了当日的时间和空间要素。

然后看一看你的行动清单

接下来你该浏览的是对应当前情境的行动清单。

根据情景选择恰当的回顾内容

你应确保自己能随时查阅想查看的清单。

更新你的系统

要保证你的系统是值得信赖的,关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心,并对系统进行更新。

为了让知识转变为生产力,我们必须学会见林观木。我们必须学习使两者结合起来。

经过很多人的实践检验证明,保持状态的最好办法就是“每周回顾”。

每周回顾的重要作用

每周回顾的重要性,它让你有机会夺回生活的主动权,对事情重新评估、重新安排,让自己重新找到平衡。

每周回顾还有一个重要的作用,就是让你在面对如潮水般涌来的事务时,始终记得最要紧的工作、最重要的目标,把握住自己的方向。

。这会让你认识到,有的时候必须学会说“不”——而且要斩钉截铁、毫不犹豫——才能让你保持清晰的方向,免于陷入混乱的境况。给自己留一点时间吧——至少让自己能从“项目”的层面考虑一下自己面对的问题,这会对你大有帮助的。

什么是每周回顾

非常简单,每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向——直到你能够确认:“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情,一旦我决定处理,马上就可以付诸行动。”

实现这个目标需要这三个举措:确认、更新和创新。

确认

这是将你在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初始阶段。

收集散落的纸片和材料

搜罗出各种各样的零碎纸张、名片、收据,以及所有藏在你的办公桌、衣服缝隙中的纸片,把它们统统收入你的工作篮,以备处理。

清空收集工具

检查所有日志、会议记录和记事本上的各种内容,确定并列出其中的所有行动项目、等待事宜、日程表事宜,以及将来要完成的事情,并将其中包含的资料进行归档,需要阅读的资料要归入“阅读”文件夹,将电子邮件、文本和语音邮件的文件夹清空。在这一过程中一定要严格要求自己,收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录,同时清理掉没用的垃圾。

清空大脑

把大脑中的一切事情都写下来,包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情,以及所有尚未捕获和理清的事务。

更新

你现在应该“后卫前置”,清除你系统中的过期提示内容,保持你的活跃清单完整反映即时情况。步骤如下

回顾“下一步行动”清单

清除系统中已经完成的行动(不是删除,而是标记为“已完成”),检查将要执行的行动的提示信息,以便记录。

回顾过往的日程表数据

仔细检查日程表上两三周之前的详细项目,搜寻未完成或紧急行动项目、参考信息等诸如此类的资料,并将它们重新纳入你当前运行的系统中。

回顾即将到来的日程

浏览一下将来的事务安排情况(长期的和短期的),确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备。

回顾“等待”清单

否有必要采取任何跟进行动?是否需要发送电子邮件,以了解最新情况?是否需要在有关某人的日程清单上添加项目,以便能和他/她进行基于最新内容的谈话?记录任何下一步行动,检查已经记录的任何内容。

回顾“项目”(和更大成果)清单

逐一地评估所有的项目、目标和愿景,以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目。

回顾任何相关的核查清单

基于你的各种约定、利益和职责,是否有你需要或想要去做但尚未完成的其他事宜?

创造

这种方法并不仅仅涉及清理和清除,虽然它们是帮你达到理清和专注状态的关键手段。不过,就我本人在这个领域的探索经验而言,最终动力还是为分析、评价具有创意和价值的新思想、新方向营造空间。

回顾“将来/也许”清单

核查其中有哪些内容变得更值得关注、更具行动价值,将其转化为项目。删除已经存在很久的项目内容,因为环境和你的重心发生了很大变化,这些内容已经完全可以忽略。

收集你的奇思妙想和新奇的点子

你的脑中是不是经常会冒出一些新鲜、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头。你可以利用这个机会对它们进行整理,并添加到你的管理系统或“外脑”中。

整个回顾处理过程只是一个对未尽事宜集中整理的过程,但是却很少有人能做到持续执行。

进行回顾的恰当时间和地点

每周回顾是非常关键的,你有必要为它建立一个合适的环境、准备合适的工具,并逐渐养成习惯。

那么我建议你在最后工作日下午留出两个小时的时间,专门用于每周回顾。之所以选择这个时间,主要是因为下面三个原因:

  • 对于这一周的事务,你很可能还记忆犹新,这使你能够进行完整的反思和回顾(“哦,我差点忘了,我还得给她打个电话说说那件事情……”)
  • 如果你在每周回顾的过程中,发现必须与他人取得联系,这时你就可以在他们周末外出度假前与他们取得联系。毕竟这个时间段,大家都还没有下班。
  • 清理一下自己的大脑和办公桌,让自己把所有不必要关注的事件都抛到脑后,这样就可以安心地享受周末的休闲时光。

无论你的生活方式属于哪一种,都必须形成一个每周重新审视行动计划的“惯例”。

高级管理人员的回顾时间

工作上的好点子经常在非工作时间蹦出来。

“大局”的回顾

思考是工作和生活的精髓,同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地认真思索时,其他人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力开启这种自我指导的思维过程,那么你就是在向懒惰屈服让步,你将永远丧失控制自己生活的能力。

某些时候,你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标,以及从根本上对你的决定起推动、评估和排序作用的愿景和原则。
在你的工作中,最重要的目标和目的是什么?你有明确的一年或者三年规划吗?你的职业生涯如何规划?目前的生活方式是否令你满意?从长远目标的角度来看,你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢?

没能控制自己的日常生活之前就试图设定目标,往往会削弱而不是增加你的动力和能量。

我必须提出的原则是:
无论是在生活还是工作中,如何找到合适的范围、如何做出合适的决定、如何确定合理的时间间隔,都只有一个标准,就是让你自己感到一切都清清楚楚就可以了。这是对你的终身邀约,也是你的终身义务,旨在让你实现所有未竟使命或者意向。

我的经验是,至少需要两年时间来执行这种方法,并使之成为一种习惯,才能达到这种程度的自信。

这种未来导向的思维方式的另一个方面是在设定目标时保持极大的灵活性和随意性。一个重要的例子首先出现在软件领域,即“敏捷项目管理”成为成功创业的规范做法。创建一个愿景,尽最大努力想象它的样子,尝试做出一个可能被市场接受的产品,然后在来自现实世界的反馈的基础上灵活行事,而你的愿景和执行方式也随之日渐成熟。这里的启示是:积极的未来思维固然很关键,也很美妙,但是,未来思维只有与物质世界里的执行信心相结合,并全程纳入响应和校正措施后,才会最有效地呈现。

总结

收集、处理、组织整理和回顾这几大过程的最终目的以及最大的挑战是回答这个问题:现在的时间是星期三早上9点22分,你要做些什么呢?

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。