《小强升职记》第2章笔记 接地气的“衣柜整理法”

《小强升职记》第2章笔记 接地气的“衣柜整理法”

《小强升职记》是乐爸超喜欢的一本书,用一句话说:就是天才写作,傻瓜阅读式的读物,乐爸喜欢这种不费大脑又能学知识的图书。乐爸爸在上一篇博文中记录了四象限的时间管理大法,本博文依然使用印象笔记原生的Markdown语法,继续学习时间管理另一大法:衣柜整理法,这也是David Allen在《搞定》一书中的主要时间管理流程,通过接地气的案例,让读者对时间管理更容易理解和吸收。

秀一下乐爸爸的书。

乐爸一手捧书,一手写笔记

用第二象限工作的小强,发现在制定了详细的计划后,原本只要做10件事,现在要做50件事了,无形的计划压力让他觉得很焦虑,于是老付教了他时间管理终极大法:衣柜整理法。

二、绝招:衣柜整理法 做事靠系统,不是靠感觉

这一章主要是介绍在拆解了任务之后,如何区分“下一步行动”,脑子里面一次只装一件事。

衣柜整理的5个步骤如下流程图:

这个流程的时间管理方法称为:衣柜整理法,是一个开放式循环
老付说了一句特别经典的话,对于缓解焦虑就特别有用:

“做事靠系统,不是靠感觉。当你真正建立起来一套系统,并运转良好的时候,你就可以获得解放,举例:你还关心怎么呼吸吗?你无时无刻不在呼吸,可你却几乎察觉不到它的存在,因为人类的呼吸系统已经进化了几百万年,这使你从呼吸这件事情上解放出来,关注更加有价值的事情。同样的道理,我们身边到处都是这样的系统,才让我们的生活更加轻松:你不需要关心电脑内部是怎么运作的,只需要用它进行创作就好;你不需要关心自来水是如何通到你家的,只需要拧开水龙头就好。用了衣柜整理法,你不需要关心每天有多少事,或者什么事,只需要考虑:接下来做什么,通过这样的方式,可以释放你的压力。”

捕捉:清空衣柜

首先,将所有的事情记录到TodoList上来,就好像放到收集篮里一样。

收集篮

老付举了一个例子,人们在工作时候,经常收到邮件、电话、微信通知等中断当前的任务,应该先放到收集篮。

  1. 联系供货商,周一会将支票送去
  2. 给研发部Luke提供新版本软件的用户使用报告
  3. 就项目出现的问题和Eric沟通
  4. 周五之前拿出新产品的销售策略
  5. 哪天有空去打羽毛球?
  6. 上个月市场推广费用明细报表
  7. 制作项目进度计划
什么叫捕捉

我管这张纸叫作‘收集篮’,纸上写的内容叫‘杂事’,将这个过程称为‘捕捉’,收集篮是需要每天清空的。

正如David Allen所说:‘我们应该在工作时尽量追求一种‘心静如水’的境界。空手道中用‘心静如水’来形容一切就绪的状态,我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中,池塘中的水会有何种反应呢?答案是:依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应,然后又归于平静。池水既不会反应过激,也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发现时间过得很快,感觉自己能控制一切,完全没有紧张的感觉,要达到这种‘心静如水’的境界,需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。
记住,收集的关键是将‘一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里,在清空大脑的同时达到‘心静如水’的境界。”

收集工具

收集工具应该可能如下:

  1. 实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为捕捉区。
  2. 纸制的记事簿、便签、备忘录。标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的,用于存放纸制资料,如文件、资料、发票、请柬等。活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本,都可以出色地捕捉你的灵感。便签的好处是可以贴在你的办公区域里,随时提醒自己,而备忘录和记事本可以用来做一些更系统的事情。
  3. 电子备忘录。现在的电子产品层出不穷,几乎所有的手机都支持便签、行事历功能,但是如果你打算好好地管理时间的话,还是推荐用智能手机。
  4. 录音设备。数码录音机或者录音软件。这些设备都可以临时存储那些你需要记录或处理的音频信息,使用这类工具的最大的好处是可以毫不费力地收集大脑里的想法,做到几乎完全同步,但是这需要有一个整理的步骤,因此在我们周围很少有人这样做。
  5. 电子邮件。如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的,那么,你的计算机中就包含着一些临时区域,可以用于保留收到的信息和文件,以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理也是一门大学问,如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰,那你的工作也将如此。
收集工具也有军规
  1. 捕捉工具越少越好。有些人喜欢用笔、纸捕捉,有些人喜欢用手机捕捉,有些人喜欢用Outlook捕捉,这都无可厚非,但是如果你既用笔、纸,又用手机,还用Outlook去捕捉的话,那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的捕捉系统,比如我一直以手机捕捉为主,搭配笔、纸。手机的优点是随身携带,不论是工作中,还是公交车上,或者是在朋友家里聊天,随时都可以记录下大脑中的想法。比如说,在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包,赶紧记在手机上,设置好下班后提醒自己,然后继续工作。这样我的大脑里虽然暂时因为这块小石头泛起了涟漪,但是很快大脑又恢复了平静。
  2. 保证5秒钟进入录入状态。灵感总是稍纵即逝,如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具,那你就需要考虑换一个捕捉工具。早晨一到办公室我就会拿出我的本子,上面记录着昨天工作的完成情况,以及今天需要完成的工作。在简要浏览之后,将本子放到右侧的位置,保证自己随手可及。然后在这一天内,将所有和工作相关的东西全部写在这个本子上。下班后,再浏览一次今天的工作,将已经完成的从本子中划掉。合上本子之后,就可以带着轻松的心情回家了,呵呵。
  3. 定期清空这些工具。我可不想自己的本子上密密麻麻写满了未完成事宜,我会每日清空收集篮,把里面不用的东西、已经完成的东西、交给别人做的东西全部清除掉,用一个空空如也的收集篮来迎接新一天的到来。”

明确意义:为衣物分类

我们的目标是清空收集篮,明确每一件杂事的意义。所以先迅速分辨出收集篮里的杂事,哪些是‘可以行动’的,哪些是‘不能行动’的。”
原本的收集篮

经过明确意义后的收集篮:

处理收集篮的几大原则
  • 从最上面一项开始处理:这个原则是非常重要的,每一件事情都必须获得均等机会的处理。‘明确意义’这个词并不意味着‘立即去执行’,它仅仅是‘判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后放到相应的地方去’。无论如何,你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部,而且不逃避任何一件事情的处理。
  • 一次只处理一件事情:处理完一件事以后再去处理下一件。
  • 永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外):当你第一次从收集篮中取出事情时,立刻判定它的实质以及处理方法,永远不要把它再次放回收集篮内,争取第一次就把它做到最好。
三类‘不能行动’的任务
  1. 垃圾:这类事情千万别去做,浪费时间,浪费生命。我在捕捉的时候就会自动过滤掉,因此在我们的例子里,没有一件垃圾。
  2. 将来某时:比如说‘哪天有空去打羽毛球’,这就是一件当某些条件成熟之后才会做的事情。这类事情数不胜数:4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术,等等。
  3. 参考资料:比如‘上个月市场推广费用明细报表’,会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情,或许今后的某个时候会用得上,对待这类事情的正确方法是分类归档。”

归类到收集篮,老付的不能行动收集篮整理结果:

六类‘可以行动’的任务
  1. 2分钟行动:打一个电话是2分钟可以解决的事情,对于这样的事,我们采取的行动应该是——立即去做。
  2. 项目:这是需要多个步骤,并且需要多部门协调的事情。例如,‘周五之前拿出新产品的销售策略’,这不是我一个人就能搞定的事情,需要和多个部门沟通、协调、开会。
  3. 任务:由多个行动组成,和项目的区别是任务几乎都是自己要解决的事情,比如制作项目进度计划。
  4. 行动:就是可以直接去做的事。比如例子中的‘就项目出现的问题和Eric沟通’,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。
  5. 指派给别人完成的事:这类事情是我最喜欢的,因为我可以方便地把这只猴子甩到别人身上。比如‘提供新版本软件的用户使用报告’,我可以打电话给Steve,说明这件事情,并且告诉他,下周三之前必须完成。
  6. 特定时间做的事:这些事我写在日程表里,比如下周三14:00督促Steve提交用户使用报告。

脑袋里只装一件事

好处

  1. 专注。当我们集中注意力于某一件事的时候,我们会放下和忘记其他的事情,同时,大脑会努力搜索和当前这件事相关的任何信息,这将大大提高我们的创造力。
  2. 成就感。我一般都会把自己每天要做的事情写在一张纸上,标上优先级,然后选择一个自己感兴趣的,或者已经准备得比较充分的来做。做完一件,在纸上划掉一件,做完一件,划掉一件……这样我总是能保持一个旺盛的斗志,因为我亲眼看着我的任务在一件一件地被消灭,我在不断地接近成功。伤其九指不如断其一指,与其每件事都做到一半,不如将一件事情完全做完,这样做起事来更开心,更有成就感。
  3. 摆脱压力。压力都是自己给自己的,我们的压力来自于我们知道可能还有10件事在等着我们去做。那能不能想象一下,如果有个盒子,能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面,然后每次从盒子里取出一件事,放到脑袋里去处理,做完之后,扔掉;然后拿出第二件事情,放到脑袋里处理,做完之后,扔掉。在这样的情况下,你还会有那么大的压力吗?
  4. 更好的结果。相信大家都有这样的体验:当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃,因为脑电波在没有受到干扰的时候,可以很清晰、很有逻辑地去思考。所以,当我们排除了干扰,脑袋里只剩下一件事的时候,我们会有更好的逻辑思维和创造力,这样就不难得到更好的结果。”

脑子里只装:下一步行动

‘行动’就是可以直接去做的事情,比如打个电话,而‘下一步行动’就是某一件事情的下一个可以直接去做的事情。比如‘制作项目进度计划’可以分解出若干行动。

写行动也是有秘诀
  1. 秘诀一:动词开头。一个好的行动应该是以动词开头的,比如‘打电话给某某’、‘准备会议资料’、‘回复E-mail’,等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着‘电话’、‘资料’、‘E-mail’,我想你一定会把它们放到一边置之不理的。
  2. 秘诀二:内容清晰。比如‘准备会议资料’,虽然是动词开头,但是描述得不是很清晰,‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’,等等,这些东西还需要我们在行动之前一一落实。所以说,这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号,避免大脑自己‘擅自加工’。大脑‘擅自加工’的结果就是相关、不相关的信息一股脑儿揉在一起。
  3. 秘诀三:描述结果。比如‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’,这已经算是一个不错的‘下一步行动’了,但是我一直强调对结果描述的重要性,也就是说,我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述,描述得越清晰,产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的营销方案’,那会是什么效果呢?
  4. 秘诀四:设定开始时间、周期、最后期限是什么。在设定了这三个和时间有关的属性之后,你就可以更加合理地安排自己的时间,把握行动的进度,照顾别人的时间。比如,会议的时间是‘9点开始,需要2小时’,那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好,并且在9点到11点这个时段不再安排其他事情;与会的其他人,也可以根据这一点合理地规划自己的时间。我自从提倡会前明确会议时间之后,咱们这里会议的效率提高了很多,呵呵。”

行动、任务、项目的区别

“行动、任务、项目,都要从下一步行动开始执行,但决定下一步行动的方式不同,很多人都没有把这个剥离清楚,特别是职位从执行者到管理者过渡的时候,做事的方式并没有从做任务过渡到做项目,所以特别拧巴。

行动就是可以直接去做的事情,决定它的下一步行动其实是决定执行时机,不同的时机去做,就会产生完全不同的结果。

任务是由多个行动组成的,项目也一样,但是它和项目的区别是,任务下的行动基本由自己独立完成,而项目可能是由多个人共同完成,并且它们关注的重点也不一样,做一个任务关注的重点是事情本身,而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。这一点很重要!

最后是项目,项目不但由多个行动组成,并且需要多人或者多部门协作,所以如果你是项目的负责人,那么你的重点就不是分解任务并执行,而是沟通和协调,让团队去做事,自己跟踪进度,把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。

组织整理:将分类的衣物重新储存

老付的例子,经过对收集篮的整理,就产生了如下的几个清单:

日程表 这里面存放特定时间要做的事情,比如说开会、约会,等等。因为涉及提醒,所以我选择用Google Calendar同步到手机的日程表,同时Google Calendar还能同步到电脑桌面,很方便。
将来清单 我使用32开那么大的效率手册来管理所有的清单,将来清单上的内容可能要很长时间才会执行,所以我把它放在最后的位置,每周回顾的时候翻开看看,有没有什么事情可以孵化成行动了。
行动清单 这是每天的主要清单,排在最前面,我在每天工作的时候把效率手册放到右手边,翻开到行动清单这一页,随时可以在上面记录,当行动完成之后,也可以随时从上面划掉。
项目清单 这个清单一般比较复杂,有时还需要随时补充资料什么的,不过刚好效率手册添加纸张很容易,即使是A4纸也能在折叠后加进去,所以通常会有专门的区域来存放和项目相关的一切。

上面的收集篮的整理过程如下所示:

  1. 从收集篮中拿出排在第一项的‘杂事’:‘联系供货商,周一会将支票送去’,2分钟能搞定,立即去做!
  2. 打完那个电话之后继续回到我们的收集篮,拿出第二项‘杂事’:‘给研发部Luke提供新版本软件的用户使用报告’,我分析一下,哦,这个需要Steve来处理,立即打电话委派出去,并且写入我的日程表提醒我2天后跟进这件事。
  3. 再拿出第三项:‘就项目出现的问题和Eric沟通’,哦,这是一个不折不扣的行动,立即写入行动清单,有空的时候去做。
  4. 拿出第四项:‘周五之前拿出新产品的销售策略’,嗯,这是一个复杂的项目,就地决定它的下一步行动,全部写入项目清单
  5. 拿出第五项:‘哪天有空去打羽毛球?’,有这想法,还指不定什么时候去呢,写入将来清单吧。
  6. 拿出第六项:‘上个月市场推广费用明细报表’,这是一份资料,立刻放到文件柜的适当位置。
  7. 拿出第七项:‘制作项目进度计划’,这是一个任务,把它分解为若干行动,然后把行动写入行动清单

我们的清单系统看起来应该是个‘3+1’的组合。”,3个清单一个日程表的模式

深思:对衣物做到心中有数

“对你的清单进行深思至少有下面三个好处。
 
孵化杂事 如果你不做深思的话,我们的‘将来清单’会越来越庞大,事情会一件一件地堆在那里。因此我们必须要对这个清单进行‘修剪’和‘孵化’处理,不论是将那些我们已经不感兴趣的事情从清单中划掉,还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考,都将有利于我们保持清晰有序的头脑。
产生灵感每天忙于工作的时候,就是在低头赶路,一件事接着一件事,应接不暇。而深思是让我们抬头看路,找一个不被打扰的时间段,重新审视一下过去发生的事情,还有未来要做的事情,很多平时觉得棘手的事情,都会在这个时候找到灵感。总是低头赶路,会撞到电线杆的。
提升高度我们不应该只看到脚下的路,那只有1平方米,我们要去选择道路,才能走得更远。让别人拿着时钟工作吧,你带着指南针!通过对自己一周工作的重新审视,向自己发问:我的目标是什么?今后遇到类似的事情应该如何取舍?当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事,你会有前所未有的发现。

选择恰当的深思时间:
每天下班 我每天下班的最后一件事情就是问自己四个问题,就像一个下班前的仪式,也是我工作和生活的平衡点,写下回答之后,就放下工作,成为老公、父亲、儿子。

  1. 今天做了些什么?
  2. 对哪些比较满意,哪些不满意?
  3. 推进了哪些重要的事?
  4. 明天的规划是什么?

每周回顾 我建议你每周做一次回顾,可以根据自己的实际情况来安排时间,我自己的时间是每周日早晨6:40。”
1. 清空收集篮
这里收集篮的概念比较广,比如邮件的收件箱清空、桌面纸张上随手写下的东西、整理办公桌或收拾家里环境,都算作清空收集篮的动作。目的是为了让我们的大脑和环境清清爽爽。
2. 检视将来清单、行动清单、项目清单
将来清单里有没有可以孵化的任务?比如说:想去青海旅游,最近是不是刚好有带薪年假?那就把它从‘将来清单’里拽出来吧,当作任务进行分解之后,放到你的‘行动清单’里吧。
行动清单里有没有已经做过还没来得及划掉的任务?上周都做了哪些事?下周还要做哪些事情?清单上的那些行动具体规划到下周的哪天执行?
打开项目清单浏览一下,自己下一步应该做些什么?现在项目的完成度是多少?项目要取得什么样的成果?在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方?或许你会发现遗漏了什么,或是有了什么新的想法,都应该在回顾的时候添加进去。
3. 检视日程表
这时候打开日程表,看看下周都有哪些约会,有哪些会议,根据日程情况适当调整一下行动计划,比如下周二的日程表上已经比较满了,那就把行动清单里的事情往周一多安排一些。
4. 本周收集到印象笔记里的内容
大多数收集到印象笔记里面的资料都不会再看第二遍,可是能收集下来的一定都是比较有用或者有趣的内容,不内化一下就太可惜了,所以我在印象笔记里筛选出本周添加进去的内容,再做一次浏览,加深印象。
5. 年度目标
我会将自己的目标纳入回顾系统,通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成,比如:健康的目标,每天早晨早起锻炼;财富的目标,2年内每月现金流超3万;心智的目标,我要每年阅读50本书,等等。我每检视年度目标一次,就被点燃一次。

行动:选择最佳方案

David Allen提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的,具体如下。

非常非常实例化的总结与归纳。
原则(五万英尺):你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标,这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些,建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则:高效率,慢生活
愿景(四万英尺):这里面包含3~5年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己:
◎ 我想要什么?
◎ 哪些人已经做到了?
◎ 他们是如何做到的?
◎ 那时候我的工作和生活会是怎样的?
这样一来我们就给自己描绘了一幅图画,当我不断地回顾这幅图的时候,我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我是这样回答那几个问题的:
◎ 我的目标是能够拿到30万的年薪,这样可以给我的家庭更好的生活;
◎ 王总已经达到了这个目标;
◎ 他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断;
◎ 达到这个目标之后我会去欧洲度假,我会买一所大房子,我会为孩子提供更好的教育环境。
我将一架飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的办公桌上,时刻提醒我工作的意义。
目标(三万英尺):目标是比愿景更细化的东西,通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如说我现在的目标就是:
◎ 每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉,主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉;
◎ 参加管理学的培训课程或者是参加MBA学习来提高自己的综合能力;
◎ 每天坚持阅读40分钟,来扩充自己的知识面,并且更深层次地研究自己所在的专属领域。
责任范围(两万英尺):工作上的角色,如销售、管理、产品开发等;生活中的角色,如家庭、个人财务、精神层面等。兴趣爱好上的角色,如驴友、吉他手等,要把每一个角色扮演好,就需要执行一些任务,以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品,看看它们在开发、销售、管理上是否还有提升的可能性,因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮,才有可能升职或者有其他进一步的发展。
任务(一万英尺):这包含了任务和项目,还记得它们的区别吗?虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统,但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。比如‘制定新产品的营销策略’等。
下一步行动(跑道):这是最为细枝末节的事件,我们要将它们全部放进行动清单,然后一一消灭。谁更关注细节,谁就能获得更大的成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈,但是最终只有职业规划清晰的人,才会驾车进入快车道,直奔目标而去。”

“回到我们‘选择最佳方案’的话题上来,我们在选择究竟执行哪一个行动的时候,通常会根据四重标准进行。

重要性:决策行动的下一个标准就是相对重要性,即在所有剩余的这些选择中,对我来说,哪一项最重要?这个问题我们在一开始的时候就解决了,还记得吗?职业价值观,四象限。
环境:我们的工作虽然是五花八门的,但还是可以分类整理的。比如,你可以将你的工作分为:打电话、计算机旁、外出处理等。当你必须要打一个电话的时候,可以考虑将所有需要电话解决的事情一并处理。‘计算机旁’、‘外出处理’也是一样,利用环境将一类事情集中处理,可以大大提高我们的工作效率。
时间:时间是决定行动的关键因素。我们都不希望自己的工作被打断,因此我们必须考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头的事情。有人说时间管理专家都非常善于利用生活中的‘时间片’,他们能够在3~5分钟内迅速完成一项任务,这种能力是需要我们不断磨炼才能掌握的。
精力:人的精力总是有限的,我们不能强迫自己在看了2个小时报表之后再去制定销售策略,我们应该保持自己的节奏,将烦琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来,这样能有效防止疲劳,也有利于集中精力。”

衣柜整理法 流程图

乐爸爸总结

乐爸爸曾经在绘制过GTD思维导图 ,其实也就是对应到《小强升职记》的衣柜整理法,这本书用了实例化的方式,轻松诙谐的笔法,而且很接地气的案例,让乐爸爸一下子就理解了GTD的流程,并且印在脑子里了,感觉生活渐渐的有了变化。:)

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。