高效能邮件处理流程

高效能邮件处理流程

无论是工作还是生活,乐爸爸都需要处理大量的邮件。有些邮件是别人抄送过来的;有些是公司领导安排的任务;有些则是自动提醒软件发送的通知。 处理这些邮件皆耗费了乐爸爸大量的时间,乐爸爸有幸读到Asian Efficiency 的一篇邮件管理的文章,觉得写得非常好,放上来与大家分享,通过本文,可以了解到如下的知识点:

  • 什么是Inbox Zero - 收件箱清零 ?
  • 什么是Touch it once -立即着手处理?
  • 2分钟原则的使用。
  • 电子邮件分类流程。

本文中出现的“系统”一词,是指完成工作需要的一种处理过程,一种规范,并不是指计算机系统。

过多的电子邮件是造成精力分散的重要源头。

无论是CEO、学生还是自由职业者,都必须处理电子邮件。但很多人处理电子邮件的过程并不是那么高效,他们花了太多的时间与精力去检查与回复邮件,导致工作时间被打碎,电子邮件成了分散注意力的最大的压力来源,让一些人耗费了大量的精力与专注工作的时间。

AE曾经使用了3文件夹的电子邮件处理系统,在当时2011年引入的时候非常有效果,但是现在来看,这个系统似乎有如下的问题 :

  • 随着电子邮件的越来越多,这个系统有点不堪重负。
  • 需要更有效的方法可以满足当今日益增长的电子邮件需求。

AE通过与数十人一对一的合作,解决他们在处理电子邮件时的问题, 并且接收大量的反馈 ,通过不断的优化和调整,创造了一套全新的电子邮件处理工作流。无论您每天收到20封还是200封电子邮件,都可以从这套系统中获益,从而最大化您的工作时间,消灭时间碎片。

这套工作流系统不限于任意的电子邮件客户端,PC或者是移动设备,所以只要您在使用电子邮件,都可以获益,在开始介绍这套工作流系统前,先需要理解3个概念。

什么是Inbox Zero ?

要了解的第一个概念名为:Inbox Zero,中文称为收件箱清零。

“收件箱清零”是用来管理电子邮件的一种管理理念,这个理念是指用一定方法或处理流程,定期的处理接收到的电子邮件,确保在特定的时间点后没有未处理的邮件。

收件箱清零并不只是说将收件箱中的邮件清空,虽然最终的结果就是清空收件箱。如果只是将收件箱中的所有邮件保持为0条,其实并不是真的Inbox Zero。虽然使用收件箱清零的一些方法可以暂时缓解一些问题,比如可能不再花一天的时间去清理收件箱,或者避免了因为太忙将收件箱弄得一团糟。但是要真正解决收件箱问题,还是得深入理解Inbox Zero的理念。

Inbox Zero收件箱清零实际上只是一种理念或心态,是一种面对生活丢给你任何事情时,有备而来的淡定和可控的心态。它会将所有的琐碎的事情捆绑在一起,避免因为担心忘记事情而引发的工作或生活的压力。Email其实是一些其他人撰写给你的待办事项的列表,当使用了Inbox Zero后,就可以从容面对其他人的要求,不会在老板要求做某事时慌乱不堪。

简而言之,Inbox Zero就是:

  • 自信而高效的处理您的电子邮件,井然不紊。
  • 具有一套高效的流程来处理生活中的所有输入。
  • 自信而从容的得到需要的信息,以及要办的所有事情,不慌不乱。

设想这样的场景,你早上来到公司开始工作,在检查邮件前,会不受打扰的完成自己最重要的事项。假定快进1小时后,所有重要的事项都完成,你开始打开客户端检查邮件列表,看看是否有新邮件通知。这时的你完全不用担心一些邮件在等你处理,它们不会让你感觉到有任何压力。邮件客户端的未读标志不会对你的心情造成任何影响,于你而言,它只是一个毫无意义的标志而已。

如果是这种心态,表明已经做到了Inbox Zero,不再焦虑邮件带来的压力,对电子邮件的数量也不会烦恼,对自己的工作充满了信心与从容。

可以参考如下的网址,获取实战Inbox Zero的内容。

简单实现Inbox Zero的几个技巧
4种策略,助您在Gmail与outlook中实战收件箱清零

什么是Touch-It-Once?

Touch-It-Once就是马上行动,避免拖延的原则,当收到电子邮件时,只要看到,就立即采取适当的行动(哪怕只是将邮件移动其他的子容器中),然后开始下一件事情。不要等待,不要拖延。

当接触过一件事超过一次时,最终就会浪费不少时间。比如收到别人的微信,立即就回复掉,避免在后续的时间中思考如何回复这个消息而浪费不少时间。

其原则就是:对于可以立即处理的事情,马上就处理,哪怕只是转移到其他位置,避免忘记或者是耗费精力。

电子邮件处理稍微复杂,很多时候我们都会先放一放,等会再回复,但是这样就可能累积大量的邮件,并且下一次回复时还要重新阅读和思考 。这样无形中导致了时间的消耗,并因为没有回复有可能忘记,或者放在心里造成压力。有可能过一会儿已经没有了要回复的思路,或者是完全忘到九霄云外去了。

这些不必要的压力,其实如果好好的运用Touch-It-Once原则就可以节省很多时间。比这个原则更进一步的,还有一个2分钟原则。

什么是2分钟原则?

如果读过《Getting Things Done》,中文译本叫《搞定,无压工作艺术》或其他任何与GTD相关的资料,可能就了解过这条原则。非常简单:一件事情如果在2分钟内可以完成的,就马上去完成,否则如果超过2分钟,就应该放到todo列表中,比如是记到日记本,便签条以及手机里,然后开始下一件事情。

在处理邮件时,这个概念非常重要,一些可以立即回复的,2分钟内能处理的,最好立即执行,否则应该放到任务列表以便稍后提醒处理。无论怎样处理,最后都要将其在收件箱中标记或移出收件箱,这样就不会影响到您处理其他的邮件。

如果将Touch-It-Once原则与2分钟原则合二为一,就可以有效地处理大部分邮件。(按80/20法则,80%的邮件可能都是次要的,只有20%是最重要的邮件)

8 0/20法则——又称帕累托法则,什么意思呢?例如:最有破坏力的地震比所有小地震加起来还严重、最大的城市比所有的微型城市加起来还要大、垄断企业的捕获的价值比几百万大同小异的竞争者所捕获的还要多、80%的财富掌握在20%的人手中、80%的工作是由20%的人完成的、80%的收入是由20%的客户贡献的、商家80%的销售额来自20%的商品、80%的销售收入是由20%的销售员带来的。20%的人口拥有世界上80%的土地等等。

二合一的邮件处理法则

只需要记住这个公式,就应该可以高效的处理绝大多数邮件,哪怕是不用继续学习下面的邮件处理工作流,也应该能满足绝大多数的工作场景。接下来,将引用邮件分类的概念。

分类,是指按照种类、等级或性质分别归类。语出《书·舜典》附亡《书》序:“帝釐下土,方设居方,别生分类,作《汩作》。”

triage,原文中使用这个单词,这个词的翻译是:治疗类选法(根据紧迫性和救活的可能性等在战场上决定哪些人优先治疗的方法)。

为了能够有效的处理真正紧急和重要的邮件,我们最好将邮件分门别类,而不只是简单的放在收件箱。这样使得我们可以快速到定位到重且急的邮件而优先处理。而对于一般性的邮件,我们可以安排处理时间,或者是放到待办事项清单中。

电子邮件分类流程

如果您使用80/20优先法则的邮件管理方式,这种处理方式使您完成20%的事情就能够产生80%的结果。而电子邮件分类流程能够使您更容易的完成邮件管理工作,使您的邮件管理工作更加高效,轻松填补其他20%的结果。

AE的电子邮件分类工作如下,可以参考。

下面来分析一下这个流程图,这是立即处理的流程图:

  1. 您打开邮件软件,开始处理您的电子邮件。
  2. 打开每封邮件,询问自己“我需要做些什么事情?”
  3. 如果需要马上行动,那么启动2分钟规则,先问问自己“处理这封邮件讲的事情2分钟内能完成吗?”。
  4. 如果“是”,马上行动,立即回复,存档邮件,然后转到下一封电子邮件。
  5. 如果“否”,则将其放到您的待办事项列表中,存档后转到下一封邮件。

下面来看一看另外一种,不需要立即处理的电子邮件流程图。

  1. 再一次,你打开电子邮件并自问:“我需要处理这封邮件吗?”
  2. 如果答案是“否”,接下来的问题是:“我要稍后再处理吗?”
  3. 如果这个问题的答案是“否”,那么随意删除它。
  4. 如果答案为“是”,则将消息放入参考文件中,以便以后在需要时找到它,然后将其存档并转到下一封电子邮件。
    很简单,对吧?但是我们需要在这里定义的另一种类型的电子邮件处理介于这两者之间…

在我们帮助用户处理邮件时,发现了一些问题,虽然Getting Things Done或GTD为前2种类型的电子邮件处理提供了一个可靠的框架,但第3种是人们的收件箱中备份的电子邮件比其他任何邮箱都要多,很多人会保存一些可能需要长时间阅读的邮件以便时间空闲时阅读,比如一些需要时间阅读的新闻稿件等等。

那么如何处理这类电子邮件?实际上也非常简单。

  1. 再一次,你打开电子邮件并自问:“我需要马上进行处理吗?”
  2. 如果答案是“稍后阅读”,那么需要将其发送到Read-It-Later服务,这样以后可以在需要时阅读,存档并转到下一封电子邮件。
  3. 那么应该使用哪种Read-It-Later服务? 我们建议使用Instapaper,因为它为您提供了一个“电子邮件地址”地址,如果您希望它们出现在您的队列中以供日后使用,您可以转发该地址。 Pocket,另一种流行的Read-It-Later服务,没有此功能,这使得此电子邮件工作流程无法实现。

乐爸爸将在其他的文章中介绍如何使用这两个服务来完成邮件稍后阅读。

好了,处理邮件分类的完整流程图如下所示:

有时,一些即便2分钟可以完成的邮件,也不想马上回复,那可以用这个问题修改上面的工作流,比如用“是否需要少于2分钟处理这封邮件”或“我想马上就回复?”来调整工作流,然后工作流的其他部分保持原样。这个流程图不是绝对的,可以因需要来修改。

可以看到,这并不是一个非常复杂的工作流,每次收到邮件,就使用touch it once 与2分钟原则来决定如何处理邮件。

总结

要使这个邮件工作流运行起来,需要规划出时间来处理邮件。不要在一天中随机的去检查并使用这个流程,虽然有作用但是效率低下。这会导致失去批处理的能力。一次批处理25封邮件会比5次第次处理5封电子邮件的效率要高10倍,如果经常去检查邮件,是在破坏这个工作流程的效率,并且在破坏了流程上立即着手原则和两分钟原则。

理想情况下,应该每天检查一次邮件,但这对99%的人都是不适用的。建议一天每隔1个小时,或者是每半天检查一次邮件。而中间的时间,则专心的用来处理比较重要且费神的工作。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。