《搞定 I》第10章 学会控制项目 笔记

《搞定 I》第10章 学会控制项目 笔记

本章将从纵向视角,来了解如何控制项目。

纵向视角——激发自己大脑的活力,对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。对于前4-9章中的横向清单,创造性思考和详细的行动方案更有助于你加深对它们的了解。

本章将对项目的规划进行深入的研究和仔细的推敲。

我们需要更多的非正式计划

我们所有人都应该在生活和工作方面进行更多的、更频繁的非正式计划。这种做法会大大降低我们的心理压力,并能以极小的代价换来巨大的回报。

下面的这句引用乐爸爸是超级超级的赞同。

任何一个成功的项目在进行到中途时,看起来都如同一场灾难。

对于项目计划过程,最大的提升空间并不在工具方面。真正需要改进之处是,在计划的过程中,让你的创造性和预见性思维能够真正发挥作用。

乐爸爸觉得,这句话是大脑启发的,看到这句话肯定会觉得有一些道理,但是如何进行下一步行动或者是如何完成这个作用,是我要思考的。

一般的自上而下系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节。这也就是我主张自下而上的管理方式的原因。

而造成这种简单有效的思维缺失的最主要原因,是一般的自上而下系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节。这也就是我主张自下而上的管理方式的原因。如果你感到对需要执行的任务失去控制,自然就会对计划产生抗拒,这会让你不知不觉在原地打转。

但是如果你接受并认真实践了本书中的方法,你的灵感和创造性思维就会获得空前的释放。如果你的系统已经为接纳随时产生的奇思妙想做好了准备,那么你的工作效率肯定会大大提高。

乐爸爸思考:我时常在写代码的时候,会有很多奇思妙想,经常走神。

下面是一些实用的技巧和方法,可以帮助你使用我所推荐的自然的、非正式的计划方法。

你建立起的系统以及运用的技巧,应该能够帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的项目和情况。

哪些项目需要你进行计划?

实际上,列在你的项目清单中的大多数项目,都不需要你进行刻意的“计划”,这些项目只需要你在大脑里过一下,自然而然就会得出下一步行动。

乐爸爸思考:所以,收集是收集所有,不是只收集你觉得需要押时间的项目。

然而有两类项目,确实需要我们进行某种形式的安排策划:

  1. 那些你已经决定了下一步行动,却仍然吸引你注意力的事务;
    第一类,除了下一步行动以外,还有其他需要你确认和安排的方面。也就是说,在你确定了下一步行动后,还需要进一步的关注和处理。对于这类情况,你就需要应用自然计划法了(可能是其中一个或多个阶段):定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。
  2. 那些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目。
    第二类——这类项目的想法会突然冒出来,很可能不是在工作场所和工作时间(海滩上、汽车上或者会议上)。你应该将这些想法随时收集起来。这样一来,这些念头就可以先被保存起来,以后再做仔细考虑。

乐爸爸思考:在灵感塑造过程中,我总有一些下一步行动,这些行动需要好长时间不断的精进与优化的。有时候在做饭的时候,也会有想法出现,这时候我会立即跑到电脑前,写在笔记里,但是笔记不代表可以有下一步行动,所以要思考更好的灵感记录的方式。

项目计划也需要确定下一步行动

你总会遇到几个这样的项目:
你希望对其进行更加具体细致的安排,以确保万无一失。
比如:你马上要去参加一个重要的会议,必须准备好会议日程安排以及一些相关的资料;或者你刚刚接受了安排公司年会的任务,你不得不尽快地使各方面准备到位,并把一些具体的工作分派下去;或者你需要向人力资源部门描述一下某个新职位的工作要求;或者你需要思考并制订近期的家庭度假计划。

如果这些工作还没完全落实,现在立即确定下一步行动吧,并把它列入你的行动清单。这会帮助你开始对项目的计划,并有效地推进更深层次的规划。

典型的计划步骤

最常见的几种计划导向的行动方式为:

  • 个人头脑风暴
  • 组织整理
  • 召开会议
  • 收集信息。
头脑风暴

对于那些一直吸引你注意力的项目,你需要开动脑筋,仔细思考;特别是当你不清楚下一步行动是什么的时候尤其如此。对于这类情况,最合适的下一步行动就是“想想关于某个事情的点子”。

乐爸爸思考:最近一直在构思一个项目,发现用记事本写下来,会推进项目的完整度,并且也更容易坚持下来。

这个下一步行动,也要列入你的下一步行动分类清单,所以你要确定在哪里进行、如何进行。

组织整理

也许你已经为某些项目收集了足够的笔记和辅助资料,现在你只需要将它们整理一下,使之更有条理。

乐爸爸思考:当我想到一个项目,我就会去网上找相关的资料,剪藏一堆网页、下载一堆电子书或视频,关注无数公众号,可是我有没有真的去整理这些?

召开会议

通常,把相关人员召集到一起,共同讨论、群策群力会让事情取得一定的进展

机构(团体)中提高效率的最大障碍是,在面对问题的时候,当事人不知道是否应该召开会议,也不清楚应该让哪些人参加。

收集信息

有时,计划工作的下一项任务就是收集更多的资料。
比如,你需要同某人打电话聊一下,掌握他的情况(“给比尔打个电话,了解一下他对经理会议的看法”);或者你需要浏览一下你刚刚接手的有关去年会议的资料(“查看一下股东大会的归档资料”);或者你希望在互联网上浏览一番,看一下你正在工作的领域有没有什么新闻发生(“查看一下大学奖学金基金的情况”)。

随时产生的想法

不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候,当你处于一个与计划工作毫不相干的地点时,却会想出一些好点子来。

项目计划的辅助工具和架构

只要你手边随时都有理想的工具,无论你的脑海中出现什么样的想法,你都可以第一时间把它抓住、记下、保存起来。一旦你捕捉到这些想法,你就可以根据需要随时查询参考。

思维辅助工具

获取想法、提高生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功能”现象——合适的工具更容易激发你的好想法。
(我的一些最有创造力的想法,就是在试用一款软件时产生的,这款软件的主要用途是以一种有趣的方式产生和捕捉数据。)

只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法,那就像给风筝加上了线,你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维。

书写工具

随时在手头准备一些方便好用的书写工具,这样你就不会因为缺乏记录工具而在潜意识里对思考产生抵触。

形式往往能够决定功效。将自己置于易于捕捉思想的环境中,那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来。

建议你在每个位置都放上几支漂亮的圆珠笔,因为你很可能会在那里做一些记录——在你的书桌上,在厨房里,在书包、公文包、钱包和背包里。

纸张和记事本

除了书写工具,还应该准备一些实用的记事本等类似功能的物品。标准记事本功效不凡,因为你可以轻松地撕下记录着想法和事情的那几页,放入你的工作篮中,日后有机会的时候再进行处理。

黑板和白板

如果有足够的空间,黑板和白板也是非常实用的思考工具,并且可以多次重复使用。它们为你提供了充足的空间,可以在上面草草记上几笔心头闪现的想法。

用你的数字化工具进行思考

在文字处理、思维绘图、提炼纲要、演示文稿或者电子表格程序方面,我喜欢运用笔记本电脑(较少用平板电脑)来进行思考。当我把需要考虑的事情以某种数码模式存储起来后,就可以自如地编辑、剪贴以及投入各种各样的应用之中,非常便捷。一旦启动电脑,坐在屏幕前,我的大脑就会活跃起来。

智能手机之类设备的价值在于执行思考结果,而不在于生成创造性思维。[1]因此,我需要更多而不是更少空间。

乐爸爸思考:之所以加粗这句话,是因为乐爸爸自己过去用错了电脑或手机。因为大屏,便将所有的思维思考依托的上面,结果这东西太分散精力了,现在除了要做事,我一概要开番茄钟,并且只做事,看资料之类的都用书,或纸。

辅助架构

除了拥有随身携带且得心应手的工具以外,一个可以方便地收集思考结果的系统也有利于提高效率。

根据需要创建文件夹或者活页夹

一个好的一般性参考资料归档系统,不仅要便于归档和查阅项目资料,还应该对项目规划起到重要的辅助作用。
一个项目的进展,一般都是由某些关键数据、票据、资料推动的,所以,你非常有必要针对某个主题设立特定的文件夹。这样,当你手头出现相关资料的时候,你就可以立即将其保存到文件夹中。
如果你的归档系统太过正式(或者根本不存在),那你一定会错过很多提前关注项目的机会。比如你刚刚参加完某一次特定主题的会议,写了不少笔记和备忘录,你就应该马上建立一个文件夹,把相关的资料全部放进去(当然是在确认了相关的下一步行动之后)。

乐爸爸思考:当我们在做一个项目时,很多人都丢东丢西找资料,找票据,因为他们没有立一个文件夹,所以这里一定要依言奉行。

如果你习惯使用活页本或者计划手册,一定要存储足够的空白页。这样,每当一个主题或项目出现时,你就可以马上为它分配一页。某些项目日后也许会占用比较大的篇幅,甚至会占据一个完整的记事本,但是开始的时候,一页纸也就足够了。

纸张与数字化

对于那些日益适应数字化的人来说,会忍不住想完全摒弃纸张。鉴于已经有各种用于数字记录、扫描和字符识别的工具,从理论上讲,这么做应该没问题。
但是,从其实践意义来看,纸张对我们大多数人仍然有用。出于种种原因,手写笔记不会消失,这不仅是因为相关工具的适用性,及其图示范围的有效性。当我们用不同设备进行表达时,我们往往会有不同的思考方式,许多人发现,用手书写和绘图能释放出更多精彩纷呈的创意。

毋庸置疑,数字技术将继续升级,并将以低技术材料和工具无法企及的方式促进思考、规划和决策支持。但除非笔、记事本、便利贴、有形文件夹和打印文件被更好的东西替代,它们仍须在你的协调性个人管理系统中扮演某种角色。

软件工具

我还没有发现堪称完美的项目管理工具。对于需要我们管理的大多数内容来说,自诩完善的很多应用程序要么太耗能,要么太简易。我曾经指出,我从没见过哪两个项目需要进行同等程度的细化和以同一种结构进行管理。所以说,很难创建出可以满足大多数的任意一种应用程序。我们发现,零碎的应用程序往往更加灵活,也更适用于我们的项目

通常更适用于非正式规划和头脑风暴的两类软件,分别是思维导图和分级概要应用程序。我在自己的大多数项目中都使用了一种数字思维绘图工具,用以开展针对性的头脑风暴,并捕捉那些随机迸发的想法。在大多数情况下,思维导图本身足以实现我对相关项目的掌控。
头脑风暴的另一个选项是分级概要程序,它允许创建标题和子标题,描述其有限或扩展性细节。大多数好的文字处理程序同样提供此项功能。这些程序的优点是,它们可以处理范围广泛的复杂情形,从列举关于组织聚会的要点,到生成整部作品的结构。尽管出于删除、粘贴、重新排列数字文本的考虑,分级概要和文字处理程序通常更支持结构化思维,但它们仍然有助于生成创造性思维。

乐爸爸思考:一个绘制思维导图,一个用来绘制大纲视图。

如何在生活中应用这些手段?

就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样,你的“项目”清单也应该如此。要做到这一点,你就应该抽出一段比较完整的时间(1~3小时比较理想),对每一个项目进行尽可能深入的“纵向”思考。

准备工具、创造条件,对项目进行一些创造性的思考。这就足以让你把大多数人抛在后面了。

总结

请找出你目前最关心或者最感兴趣的几个项目,对这些项目进行一些思考、收集或组织整理工作。在此过程中你可以使用任何你认为用得上的工具。
每次一个、自上而下地逐个面对这些项目。问问自己:“对于这件事情,我还需要了解什么?获取什么?记住什么?”

你可以使用纸和笔绘制出思维导图,然后建立一个文件夹以保存这些纸质文件。你也可以在你的管理软件中,随手输入一些要点和想法。你还可以创建一个文字处理文件,写出这个事情的分级概要。

关键在于你要学会思考,运用思考的结果进行合理的管理。要培养一个好习惯:在考虑问题的时候高度集中精力,有预见性地发现问题、解决问题,而不是等到迫不得已时才行动。

乐爸爸思考:现在很多项目,只是在印象笔记进行了记录,没有落实到大纲与思维导图,也许通过这种数字化工具,可以让项目计划更加清晰一些

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。