乐爸爸在看时间管理方面的资料时，会看到很多文章都提到GTD方法，特别好奇GTD官方指南到底提了多少方法，有些什么干货。读第1章的内容时，觉得作者是在俯瞰GTD全局，觉得并没有什么实际的收益。

在第2章，作者叙述了掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤，有很多方法或清单是在其他文章中出现过的，真的是干货满满。但正如在第一章所说，这本书教科书式的写法，要厘清确实需要多点文字描述，因此在这篇笔记上，只使用了幕布写大纲笔记。

如有错别字，敬请跳过或猜一猜哦。^_^

第2章 掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤

• 纵横，就是横一条、竖一条，横表示我们的项目列表，竖表示我们的每一个项目的深入。这有点像在绘制思维导图时，水平与垂直的深化，水平方向表示一个一个的关键词，垂直深入表示是对这个关键词的深挖。
  • 横向管理，就是当我们面对一大堆工作时，我们站在高层面上，如何去收集与整理这些项目。
• GTD的核心：5个阶段
• 要想使事务处于你的控制之中，需要经历独立的5个阶段，这些不同阶段各有其最佳方法和管理工具。
  • 收集所有项目
  • 清理每个项目
  • 组织整理结果
  • 进行思考回顾
  • 选择行动
• 这里作者举了一个有趣的例子，有一天，想请客吃饭，到家发现一团糟，于是你应该会这样处理：
  • 收集：收集厨房的所有东西。
  • 理清：决定保留什么，扔掉什么。
  • 整理：东西归位，该放哪里放哪里。
  • 回顾：核对食谱，食材和回顾。
  • 行动：放进黄油，开始做饭。
• 注意：这5个阶段应该是一个整体，任何一个阶段的混乱，可能会导致其他阶段的难以处理。例如：
  • 收集了一堆项目，没有有效的整理。
  • 收集、理清、整理和回顾都做得不错，但是没有行动。
• 就如做饭的例子，你准备好了一切，就是没有开始做饭，结果没有任何成效，因为饭还没吃上。
• 你不要一口气就完成5个阶段的工作，你应该将每一个阶段完成之后，再开始下一阶段。
  • [收集]
    • 收集的要点：你必须（利用文件夹）百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少决定去做的事情。而且在将来的某个时间，你还将处理和回顾这些“未竟之事”。
    • 悬而未决的事务存在两个地方，即任务所处的实际位置和你的大脑。大脑中的未竟之事会折磨你的心志，从而分散你的注意力。
    • 收集工具
      • 有形文件夹
        • 标准的塑料篮子，木制、皮革或金属编织的篮子
      • ·纸质记事簿
        • 活页及装订式笔记本、卡片和便笺簿
      • ·电子记事簿
        • 计算机、平板电脑、智能手机和每天涌现的移动技术新设备，比如印象笔记、OmniFocus、奇妙清单、滴答清单。
      • ·录音设备
        • 手机或电脑录音机。
      • ·电子邮件
        • 不停的发邮件给自己。
    • 影响成功收集的因素
      • 成功收集的3个条件：
        • 1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。
        • 2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。
        • 3. 你必须定期清空这些设备。
      • 1. 把一切赶出你的大脑
        • 应该让收集工具成为你生活方式的一部分。
      • 2. 尽量减少收集工具的数量
        • 通过最少的收集工具收集具有潜在意义的所有新事务，可以使你轻松审查并评估这些新事务的性质。
      • 3. 定期清空收集工具
        • 学会如何轻松快捷地处理和安排那些乱七八糟的未竟之事时，“工作篮”就可以被顺利清空了。
  • [理清]
    • 必须要清理你的收集箱，不能让他杂乱无章，也不要使它就整整齐齐的收集在那里。
    • 工作流程图——理清流程
      • 工作流程图——理清流程

• 它是什么？
  • 这些材料到底是什么，需要我们如何处理。
• 是否需要采取行动？
  • 不需要采取行动
    • 1. 无用的垃圾，根本没必要保留。
    • 2. 目前不需要，但日后可能需要处理（孵化）。
    • 3. 项目具有潜在有用信息，日后可能会派上用场（参考）。
  • 需要采取行动
    • 你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中。
• 下一步要采取什么行动？
  • 做事情时，并不需要花费很多心力，但是在决定做什么时，却要投入大量的精力
  • “下一步行动”的几个例子
    • 给弗雷德打个电话，问他推荐的那家修理厂的电话号码。
    • 起草预算会议的具体议程。
    • 与安吉拉谈论我们需要建立的文件归档系统。
    • 上网了解本地的水彩画课程。
• 立即执行、指派他人，或者延迟处理
  • 1. 立即执行。如果行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行。
  • 2. 指派他人。如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。
  • 3. 延迟处理。如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，把它记录在“下一步行动”清单上，等以后再来完成。
• [组织整理 ]
  • 组织整理就是指事情所处的位置与其意义相匹配。
  • 对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：
    • 一个项目清单、
    • 一个保存项目规划和资料的存储系统、
    • 一个日程表、
    • 一个下一步行动清单，
    • 一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）。
  • 项目
    • 项目的定义：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。
      • 如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。
      • 也可以将项目视为一系列未竟之事。
      • 工作流程图——组织整理

• 你可以基于自己关注的不同领域将你负责的项目进行详细分类，但最好从一开始就创建一个囊括所有项目的总清单，这会便于你建立一个完善的管理系统，从而在日后的应用过程中更加得心应手。
• 项目的辅助性资料
  • 项目”清单便成为一个索引。
  • 各个项目所对应的细节、计划、辅助资料都应该分门别类地存放于独立的文件夹中，或存入电子文档、笔记本或者活页文件夹中。
• 辅助性资料与参考资料
  • 通常建议人们将项目辅助性资料保存在视线之外的地方
  • 尽量简化你的数字信息存储，并进行持续的回顾和清理。
• 下一步行动的归类
  • 下一步行动的决策是最核心的环节
  • 那些不到两分钟即可完成的工作和那些你早已完成的工作是已经过去的行动，你就没有必要继续跟踪了。
  • 需要紧追不放的是
    • 那些将要在某一个特定时间或日期执行的行动（把它们记入你的日程表）
    • 那些需要尽快完成的行动（把它们添加到你的“下一步行动”清单中）
    • 以及那些等待他人去办理的事情（把这些纳入“等候”清单）
  • 日程表
    • 日程表所负责记录的就是：应该尽快完成的行动提示信息
    • 你的日程表上应标注三种情况：
      • 需要在指定时间执行的行动。
      • ·需要在指定日期执行的行动。
      • ·需要在指定日期获取的信息。
    • 不再需要“每日工作清单”
      • 我提倡使用的“下一步行动”清单能够容纳所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间要求的行动。这样就避免了每天在日程表中重复抄写同样的任务了。
      • 工作安排越有弹性，人们越能承担繁重的工作。
    • “下一步行动”清单
      • 你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？答案是“下一步行动”清单。它和日程表一起，构成每日行动管理组织和导向的核心结构。
• 无须付诸行动的事务
  • 对于一些不能够立即落实的事务，你同样需要一个组织良好、自成一体的系统。
  • 这个系统中的事务可以进一步划分为三类：
    • 垃圾
    • 需要酝酿的资料
      • 把那些不必立即付诸实施的事情与需要尽快解决的问题区分开来是至关重要的。
      • 有两种酝酿工具可以应付现在不能做，但将来要做的：
        • “将来/也许”清单
          • 这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。
        • 备忘录系统。
          • 是你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情。
    • 参考资料
      • 你收集的很多资料并不要求你付诸任何行动，但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息，并能在需要时进行查看，所以你可以先把这些信息以书面或者电子形式加以保存。
      • 参考资料系统有两种形式
        • 按特定主题或特定领域分类存储的系统
        • 一般性参考资料归档系统
• [回顾]
  • 你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。
  • 回顾的内容和时机
    • 如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织整理系统，那么拥有：
      • 一个“项目”清单
      • 一个日程表
      • “下一步行动”清单
      • 一个“等待处理”清单
    • 根据你的需要，以必要的频率回顾你所列出、概括的任何事项和规划图，把相关内容赶出你的大脑。
  • 成功的关键因素：每周回顾
    • 所有悬而未决的事务：“项目”清单（包括现行项目规划）、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”，甚至“将来/也许”清单，都应该每周回顾一次。你自己也同时得到一次机会，确认大脑中无牵无挂，而且过去几天中的零星琐事已经统统被收集、处理并组织起来了。
    • 每周回顾应该完成以下任务：
      • ·收集和加工处理所有的“材料”。
      • ·回顾整个系统。
      • ·更新各类清单。
      • ·做到彻底、清楚、实时和完整。
    • 你必须想办法清空自己的大脑。
    • 我建议你每周做一次这样的清理工作，而不是每年一次，以便将这种“活在当下”的状态带入你的日常生活中。
• [执行]
  • 如果做任何事前已做了计划，你对自己的决定就会表现出十足的信心。你对自己行动的态度将从期望升级为信任，由此将大大提高你行动的速度和效力。
  • 选择行动方案的三种方法
    • 我已经建立起三种选择模式，可以对你的决策过程有所帮助。
      • 1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
        • 你可以按顺序采用下面四个标准：
        • 情境、
          • 大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部电话、一台电脑），而这正是限制我们行动选择的首要因素。
        • 有多少时间
          • 你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。
        • 有多少精力
          • 你有多少精力呢？某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力，而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。
        • 重要性。
          • 用于评估行动的价值大小。
      • 2. 确认每日工作的“三分类法”
        • 执行事先安排好的作。
        • 处理突发事件。
        • 安排自己的工作。
      • 3. 总体检视工作的“六层次法”，由下至上入手。
        • 5楼视野：目的和原则。
        • 4楼视野：愿景。
        • 3楼视野：目标。
        • 2楼视野：关注点及责任范围。
        • 1楼视野：当前项目。
        • 地面：当前行动。

乐爸爸总结

最近阅读的一个感概，像《搞定》系列的书，不读个三五次，真的不叫懂GTD啊。而GTD的关键是解放大脑，马上行动。乐爸爸觉得，跟改变心态与习惯相关的东东，都是看起来容易做起来难。