《搞定I》第9章 执行阶段:选择最合适的行动 笔记

《搞定I》第9章 执行阶段:选择最合适的行动 笔记

选择行动方面,大多数人,包含乐爸爸自己,最容易被其他的事务所中断,比如老板一个电话,或者是有同事跑过来聊天抱怨生活之类的,这个时间有时候过得特别快,导致不得不重新回顾自己的时间安排,浪费不少精力,从而对GTD的方法有点排斥,觉得是个负担,在本章中,作者讲了如何应对这种问题的方法,比中6层视野法,以及行动中的四标准与三分类法等等。

在此之前,补充一张非常好的GTD的图,通过这个图,相信更容易理解GTD的流程。

GTD总体流程图

有3个评估方法对行动的决策过程极有帮助,它们是:

  • 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
  • 评估每日工作的“三分类法”
  • 总体检视工作的“六层次法”
    这些标准或模式的排列次序,恰好与典型的由上至下的思路相反。这也正是本书所提供的管理方式与其他个人管理方式的不同之处。接下来,就让我们从最底层开始入手吧。

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

记住,当你确定下一步行动时,是依据下面的四重标准进行的:

  1. 情境
  2. 有多少时间
  3. 有多少精力
  4. 重要性

情境

应该根据不同情境来组织整理你的行动提示信息——“电话”、“在家时”、“在电脑旁”、“外出”、“与乔相关的事”、“有关员工会议的安排”,诸如此类。

既然情境在你选择最佳行动方案时是发挥作用的第一要素,那么,按照情境而分类整理的行动清单,自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项。

根据相应情境来对行动提示内容进行分类的另外一个好处是:这让你不得不在处理事务的时候就决定其具体的下一步行动。我的所有行动清单都是按照这种方式组织起来的,所以在我确定某个行动应该放在哪个清单中的时候,必须先确定该行动的具体内容。

创造性的情境分类

我会在长途旅行之前创建一个临时性的“出行前”类别,将必须在出发前处理的所有行动清单内容纳入其中。在执行完毕之前,我需要回顾的唯一清单就是这个了。有时候,我会有许多下一步行动需要采用“创造性写作”模式;尽管这些行动在电脑上有记录,但和需要在笔记本电脑上处理的其余事情相比,它们需要的思考时间和思维模式有所不同。将那些内容分类列入一个不同的“创造性写作”行动清单,你会觉得管理重点事项变得更加轻松,也更有效率。

构建“下一步行动”清单的方法谈不上“正确”与否,但它必须最适合你,而且这部分系统内容可能随着你的生活发生改变而变动。

有多少时间

选择行动的第二个要素就是你所拥有的空闲时间的长短。“10分钟后必须参加会议”与“连续几个小时的空闲”,这两种情况一定会让你做出不同的选择。

  • 如果你的行动清单中罗列的行动非常全面,那么它就能提供更多的选择、更全面的信息,从而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行动。
  • 此外,很多时候你得连续数小时绞尽脑汁地埋头工作,此时你会希望转移一下注意力,用轻松的方法实现小目标。

有多少精力

为了提高工作效率,你可以改变所处的情境,或者转移工作的焦点,但是你却无法决定自己的精力是否充沛。

  • 将所有要执行的下一步行动都列入你的清单吧,这会让你根据自己的精神状况来选择最合适的行动去执行。
  • 我建议你时刻带着一份小事清单:上面列出的都是一些花费极少精力或创造力就能完成的事情。当你精神疲惫、体力不支时,就可以拿出这份清单来执行。
  • 当你有大量类似的琐碎工作等待你去完成,可不要将你的高效时间浪费在这些事情上。
  • 这也就是我们要求个人管理系统一定要界线分明的最好理由:即使当你并非处于巅峰状态时,它也可以使你能够轻松自如地保持较高的办事效率。

选择下一步行动所依据的3个首要标准(情境、时间和精力)表明了建立完善的下一步行动提示系统(也就是行动清单)的必要性。在执行行动的过程当中,很多时候你是不需要进行协调性和组织性思考的,因为这一过程应该早已完成了。你要做的就是从众多清晰具体的下一步行动中选择适合当前状况的就可以了。

重要性

当你根据前三个要素,划定了下一步行动的选择范围的时候,之后应该考虑的就是相对重要性:“在筛选出的这些行动中,对我来说,哪一项最重要?”

答: 在你结束了一天的忙碌时,为了能够坦然面对未能处理的事情,你必须对自己的责任、目标和价值观有一个清醒的认识。这通常是一系列内容的复杂组合,包括你所在组织的目标、价值和方向,你生命中的重要人物,还有各种重要的关系等等。这个标准源于包含六层视野的承诺模型。

评估每日工作的“三分类法”

在一天的工作中,在任何一个时间点,你所进行的活动不外乎以下3种:

  • 执行事先安排好的工作。
  • 处理突发事件。
  • 安排自己的工作。

也许你正忙于处理行动清单上的事情,或者正在对付刚刚冒出来的新问题,或者正在处理着新接收的信息,以确定接下来的具体行动:要么立刻动手,要么列入清单稍后执行。

然而却有许多人对第二项活动纠缠不休——似乎对付出乎意料的事情更容易一些——而对其他两项置之不理。这种做法绝对是弊大于利。

人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况,而不愿意着手处理、组织、回顾以及评估那些并不明了的工作。人们很容易陷入“忙碌”和“紧急”的状态之中,特别是当你的办公桌、电子邮箱以及大脑中堆积着大量尚待处理的问题时。

在我们的生活和工作中,大多数事情都是不期而至的,通常,它们都自然而然地成为当前最重要的事情。
这些紧急的情况都可以理解。然而,当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时,你的焦虑情绪就会不断增加。只有在你清楚地知道所有你“应该执行却尚未执行的工作”时,这种焦虑才不会继续困扰你。这就要求对工作篮进行定期处理以明确你的工作,并且坚持定期全面回顾包含了所有预定工作的各类清单。

如果你能根据情况有意识地放弃事先已经确定的工作,转而去应对那些突发事件,那么这肯定是你尽自己所能做出的最佳选择。

大多数人在面对大量的项目和行动的时候,评估、管理和决定的能力还尚待提高。如果你盲目地让自己忙于处理随时冒出的突发事件,结果就只能导致自己精神沮丧和焦虑不安。

并不存在所谓的中断情况,只是对新事务管理不善而已。

此外,如果你只是把注意力放在突发事件上,而使工作篮和行动清单长时间地遭受冷落,那么原本不紧急的事情,在经过一段时间之后,也会以紧急事件的形态重新找上门来。这进一步地增加了突发事件的数量,简直就是火上浇油。

时刻保持自己的平衡

当你达到大师级别时,你就可以像格斗家一样闪电般地移动双脚,随心所欲地移动重心。比如,当你处理工作篮时,助手走进来告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别急,你的工作篮不会自己跑掉的,等你回来的时候还可以继续处理其中的内容;

任何人都不可能多任务并行,都是一次只能做一件事。

那么你应该怎样做出决定呢?还是需要依靠你的直觉——某个意外出现的工作真的比其他工作更重要吗?为了保证能够自信地做出决定,你需要每隔多久清空一次工作篮?每隔多久对全部清单进行一次回顾?

当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件,并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候,你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。

不要试图让自己进行多任务处理,这会让你的工作更混乱不堪。

你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是,这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。研究已经证明,你无法真正做到多重任务化,也就是说,你无法在同一时间有意识地专注于一件以上事情;如果你试图那么做,它会显著削弱你的执行能力。

尽管如此,即使你在捕捉和标记即时事件方面达到了“黑带”水平,你也必须学会在诸多任务中做出快速、适当的选择,以保持工作流程的良好平衡。记住,要保证你的所有选择都服从你的生活或工作目标。

面对意外出现的工作时,一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其他工作,千万不要为了忙碌而忙碌。

为了让自己在面对突发事件时知道该如何处理(是丢在工作篮中,还是打断手头的工作立刻处理),你需要全面、深入地了解自己的所有任务及其兼容情况。达到这一境界的唯一途径就是,在多个层面上,对生活和工作进行正确的评估。

总体检视工作的“六层次法”

工作中的六个层次可以类比为高度:

  • 5楼视野:人生。
  • 4楼视野:长期展望。
  • 3楼视野:1~2年的目标。
  • 2楼视野:关注和责任范围。
  • 1楼视野:当前的工作。
  • 地面:目前的行动。

每一个层次都是其上一级层次的具体和细化,并要为上一级提供支持和服务。换句话说,每一层次都要服从上一级,越是在上面的层次,重要性越高。

让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话(行动)事关你目前正在促成的一个合同(项目),这会直接影响你签订的合同总额(工作职责)。这单生意可能是你在销售方面有所进展和突破(工作目标)的一个良机,因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域(机构的目标)。这将促使你在经济和事业两方面都更加接近你的奋斗目标(人生目标)。

或者我们换一个角度,从上往下来一次。你已经下定决心打算自立门户,发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能(人生目标),因此,你开办了自己的公司(前景),并在此期间完成了几个短期的具体目标(工作目标)。这赋予你一些重要的角色和职务(工作责任),还有一些需要尽快完成的任务(项目)。而这些任务,都需要你执行具体的操作(下一步行动)才能获得进展。

想要达到轻松掌控生活的境界,最好的方法莫过于均衡掌控以上各个层次。无论对于哪个层次,你都应当尽全力完全收集其中的未尽事宜、内心的承诺等牵扯你精力的事情。它们全都有意无意地来自内心各层次视野的推动和影响。

只有对自身和所处的环境都有全面客观的认识,并确信你能管理自己的创建事项,才能让自己脱离忙碌的苦海。

自下而上地工作

人们为了提高工作和生活的效率,通常都是采用自上而下的思考方式
从实用的角度来讲,我建议采用自下而上的方式进行工作

采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是,这种方式能够让你清除内心的烦扰、释放受困的心灵,让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。

多年的经验告诉我,你考虑最多的事项就是你要处理的最重要事情。

虽然“5楼视野”(目标和原则)是最高的层次,但是经验告诉我,只有我们充分了解和实施了其他各个层面的工作(特别是“地面”和“1楼视野”高度的事务),我们才可能获得更大的自由度、更丰富的资源,去关注和开展那些更加重要的工作。

地面

首先你需要保证行动清单完整无缺,这本身就可能是一项十分艰巨的任务。
如果你所收集到的日程表以外的“行动”和“等待”事项总数不超过50个(要包括所有的约会、会议等),那么你的收集很可能还不彻底。
当你对这一层次的所有内容都已经完全掌控的时候,你会发现自己自然而然地对各件事情孰轻孰重(事情的优先级)有了一个清醒的认识,而在此之前,你是不可能达到这种状态的。

1楼视野

完成你的“项目”清单。这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够完成的事情。这会帮你认识到每周的工作内容,并且让你的大脑从无休止的回忆和思索中解脱出来,从而让它也有休息的机会。

如果你将生活和工作中所有想要完成的事情都列入了这个清单,你就会发现其内容要比你想象的多,而这是你原来没有意识到的。

针对你当前的工作,列出在各个层次上的事务清单,这样你很容易看出这些事务的先后、主次、轻重缓急。

我们培训的大多数学员,通常会花费10~15小时来完成收集、理清和组织整理这几个阶段的工作。这之后,他们才能得到一个能让自己完全信赖的项目清单。

了进入最原始水平的“心如止水”状态(大脑中除了当下,没有其他),1楼这个层次似乎将一些最有趣的挑战纳入了视野。

2楼视野

这一层次是“目前的职责”,也是我希望以适当标准维护的生活领域。你在扮演何种角色?从职业的角度来讲,这个层次是关于你当前的职位和工作的。从个人角度来看,这个层次包含了你在家庭、社区扮演的角色,当然还应该包含你对自己的认知。

我建议你建立一个名为“焦点领域”清单。你可能会将这个清单分为“职业”和“个人”两个方面,以便于在回顾的过程中使用。这个清单将成为你自我管理过程中最有价值的核查清单之一。它不像“项目”清单那样需要你进行每周一次的回顾,它会在更长的时间周期中发挥作用。这个清单可以每一到三个月回顾一次,以帮助你启动新的项目,具体的时间间隔要视具体“领域”的情况变化速度确定。

设置“焦点领域”清单的目的在于,确保你不会遗漏所有的项目和下一步行动,从而牢牢掌控各个方面的情况。如果你客观地清理和评估你的各个职责范围,你就会发现有一些新的项目需要列入你的项目清单。

3~5楼视野

前面3个较低层次的内容大多是针对事务当前状态的(你的行动、项目、职责),再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。

在这里,我们依旧要整理出一个清单[尤其是在顶层(目标和原则),可以对监测和纠正行为进行持续校准],但其内容是关于“我现在要达成什么目标我如何才能达成这个目标”。这其中会包含:你一年内的工作目标(3楼视野),3年的职业规划和个人价值(4楼视野),还有你的人生目标(5楼视野)。

我们的主要目的在于,抓住那些引发你当前行动的内在的、原始的动机(其中一些可能来自你较高层次的承诺和意图)。

选择的目标既要对你有重大意义,又不能大得根本实现不了。

从一个更长远的角度出发,则会涉及这些问题:事业发展到何种程度了?个人生活进展如何?对于市场环境的种种变化,你的公司采取了哪些应对措施,这对于你个人有何种影响?这些是1~5年层面的问题。

案例:不久前我培训了一位在某大型跨国银行任职的员工。几个月来,他通过实践这套管理方法,已经完全掌控了每天的工作。而现在,他认为投资创办自己的高科技公司的时机已经成熟了。这个想法一直令他感到畏惧,以致他一直没有办法开始行动,但是从“地面”这一层面入手,由下而上地逐步推进,便增强了这个计划的可行性,一切看起来都好像是水到渠成。我最近听说他近期经过努力取得了重大成就。

如果你目前参与了任何一项为期一年以上的活动(婚姻、孩子、一项事业、一家公司、某个艺术门类、一个终生爱好),你就有必要考虑一下,要做些什么才能让自己在这条路上走得更远、更好。
对此,你应该向自己提出的问题是:

  • 我们机构的长期目标和目的是什么?为了履行我的责任,我需要完成哪些相关的项目?
  • 我为自己设定的长期目标和目的是什么?为达成此目标,我该执行哪些项目?
  • 还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情?

我要在此强调的是,设定新目标或者提高你的标准并非我的明确主张。相反,我是在引导你关注有关自己现状的真实情况。

下面是回答这些问题时可能遇到的一些情况:

  • 公司的工作重点不断转移,你的工作内容也随之不断变化。比如,你打算不在公司内部进行员工培训,而是将这部分工作外包给别的公司完成。
  • 你在事业上的目标和方向。比如,根据目前的情况,你已经能够明确预见自己一年之后的工作状况,而那并不是你想要的。所以你想通过岗位调动或升职来调整自己,以便在事业上更加靠近自己的目标。
  • 所在机构的目标和方向:全球化和国际业务。比如,你可以预见到,不久之后你的工作会要求你频繁地进行跨国出差,而你本人并不想过这种忙碌的生活,所以你需要思考一下如何重新调整自己的事业发展计划。
  • 生活方式的喜好和不断变化的需求。比如,当你的孩子逐渐长大,你也就不必时刻留在家里照顾他们了,而与此同时,你对投资和实施退休金计划的兴趣也在增加。

当进行顶层的思维过程时,你必须提出一些终极问题。你的公司为什么存在?你自己为什么存在?是什么样的因素或动力,驱使你在生活的各个方面做出选择?这就是所谓的“大局”。

把“要事优先”的思维赶出大脑

下面我们就来一起处理这些笔记。你首先要判断,写出的某件事情是否需要立刻执行或推动其发展。如果不需要,你就可以将对应的条目删掉,或者将其放入“将来/也许”清单,还可以放在一个特别的文件夹里(可以命名为“在未来某一时刻,我有可能实现的梦想和目标”,专门用来记录你的梦想)。还可以放在一个特别的文件夹里(可以命名为“在未来某一时刻,我有可能实现的梦想和目标”,专门用来记录你的梦想)。

比如,你可以与你的合伙人共同草拟一份商业计划,或者同你的配偶一起规划未来的生活,或者为今后3年的事业发展制订一个具体的计划,或者请一个私人顾问,让他协助你完成这一思考过程。如果你这样做了,就应该把你的思考结果列入你的“项目”清单,并确认它对应的“下一步行动”。然后执行、委派或推迟这一行动

总结

完成这些工作之后,你自然就会将注意力转移到那些已经确定却并未充实细节的“项目”上来(也就是那些没有完全思考成熟的项目)。现在,你就要开始进行项目的“纵向”处理过程了。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。