《搞定 I》第12章 原则二:确定“下一步行动”笔记

《搞定 I》第12章 原则二:确定“下一步行动”笔记

下一个行动在时间管理中应该要成为一个使命,你必须在考虑任何事项时,考虑清楚下一步行动。

当一个组织习惯于将“下一步行动是什么”作为一个标准问题时,它会自然而然地在效能、生产率、透明度等方面获得显著的提高。

对于我们对别人或自己做出的承诺,我们有责任予以兑现。为此,我们要尽早确定具体的下一步行动。毕竟,当事情刚刚出现的时候就着手处理,与当问题难以收场时再动手解决,是完全不同的。

乐爸爸思考:在《笔记思考术》这本书里,Esor认为笔记的最终目的就是行动,因此无论前期做了多少的工作,如果没有进行有效的下一步行动,一切都是穷忙。

“下一步行动”技巧的来源

来自作者的老朋友,迪安·艾奇逊(Dean Acheson,与美国前国务卿没有关系)

下一步行动这个思维过程并非我们生来就会,似乎也不能自然发生。当你呱呱落地时,你显然不可能问你的母亲:“呃,我们在这儿干什么呢,下一步行动是什么,由谁执行?”这个技巧涉及思维、决策和有意识关注,是要经过后天学习才能掌握的。只有存在明确的现实需求(比如在危机中),或者存在某种现实压力(源于老板、子女或意外情形)迫使你就下一步行动做出决定,从而避免遭受痛苦的后果时,这个思维过程才会自发形成。但是,在局势明朗并且必须采取行动时,要想将这种思维方式作为主动行为加以应用,则需要后天不断地实践。[1]如果使它成为你个人和组织生活的一部分,必将提高你的工作效率,使你的内心更加平静。

找到需要执行的“下一步行动”

如果你一直没有确定具体的下一步行动(也许只是打个电话、发封电子邮件、和某人谈话、上网搜索某个内容,或者买件工具等等),那这一步行动就永远不会完成。具有讽刺意味的是,几乎每件事都只需花10秒钟进行思考和决策,就可以确定它的下一步行动

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于,把复杂的大任务分解成易操作的小任务,然后立即实施其中第一项内容。
——马克·吐温

从最基础的层面入手,定义出行动的具体计划,并将行动提示信息有效地组织和管理起来,这是我们提高工作效率、营造轻松内心环境的关键。
这些技巧可以通过学习而获得,并且,还可以通过实践来使其不断完善。

乐爸爸思考:小乐喜欢发光的运动鞋,我也答应了他,其实我可以将这个事项列出一个下一步行动,比如“去京东查找发光鞋,将合适价位的加入购物车”,我可以在吃饭时,在散步时,在空闲发呆时,将清单中的这个行动完成。只是我一直没有思考这个下一步行动,所以一直还存在这个事没解决。

通常情况下,由于我们没能对下一步行动做出最后的判断,即使那些最简单的事情也会被耽搁。

但是如何确认下一步是什么呢?

如果你不知道具体的下一步行动,那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。

你是否注意到了,在我们判断出下一步的行动方案之前,需要经过几个步骤呢?这种情况非常典型。在大多数人的清单和大脑里,列出的都是类似的事情,而不是具体的下一步行动。

乐爸爸思考:其实很多事情,是因为我们没有真的花几分钟时间去继续跟踪下去,导致我们的下一步行动被卡壳。举个例子,前几天家里断网了,但我有一封重要的邮件需要发送,于是我立即给移动的打电话,客服说是要派人去周边的点查查,然后我就延误了这封邮件的发送,其实我应该想到可以变通的方法将发送邮件这个行动完成。比如去办公室或者是借一间网咖。

为什么越是精明的人,延误的事情越多?

事实上,在那些最聪明、最敏感的人所列出的清单上,未解决和未决定的事情的数量也是最多的。这是为什么?
想一想,我们的身体对于头脑中的想象是如何做出反应的。我们的神经系统根本分不清哪些是大脑的想象,哪些是现实的生活。

如果你的大脑对你呈现给它的景象做出了反应,比如说,当你考虑到“报税”的时候,你的身体会有什么样的感觉呢?你是不是正在暗示自己“这太容易了”、“我们开始吧”、“完成,成功”,或者“搞定了”呢?大概不会。按照上面的原理,哪些人最容易对完成这类事务产生强烈的抵触情绪呢?哪些人总是不断地拖延工作呢?当然,一定是那些最具创造力、高度敏感、聪明绝顶的人!他们的感悟和创造能力可以在大脑中充分地展现出,执行这类工作时将会遇到的噩梦一样的可怕景象,以及如果工作不能顺利完成将会带来什么样的负面影响。瞬间,他们变得躁动不安,旋即便选择放弃了!

谁不会拖延呢?只有那些感觉迟钝的笨人才会一味地只知道接受,然后开始艰难地跋涉,完全不考虑事情搞砸的后果。而其他人则倾向于尽量推迟所有的事情。

通常,堆积事务最多的人正是那些才智过人的人。我接触过的大多数经理和主管人员手上都有一些重要的、复杂的、尚未定性的工作,要么堆积在书柜和电子邮件中,要么藏匿在他们的大脑里。对这些恼人的任务,你的脑海中总是潜伏着消极的想法——“如果我们对它不看、不想、不听,也许它们可以保持安静!”,而本质上,似乎每个人都是潜在的掩耳盗铃者。

人们总是先喝上一杯。这确实可以帮助你忘掉烦心事儿。当摄入酒精之后,我们的大脑会变得反应迟钝。
但通常的状况是,人们在微醉的时候会有一段时间感到精神振奋。为什么呢?因为酒精能够抑制神经的活动,同时也抑制了大脑中消极的想象,阻断了那些令人心神不宁的前景预测,这让我们振奋起来。

当然,如果我们主动抑制大脑中那些令人沮丧的失败景象,我们的精力也会随之有所增强。然而,这种自我麻醉的策略只能暂时生效,那些“麻烦事”并没有因此而消失。而且,当我们用酒精麻醉自己的时候,我们同时也无法做出任何判断和选择,一切灵感、热情和精力的源泉似乎也同时消失了。

学会更巧妙地解除负担

还存在着一种解决方法:通过确定下一步行动更巧妙地平抑烦恼。当你确定了推动事务进程的下一个具体步骤时,就会有从压力中解脱出来的感觉。

从本质上说,决定下一步行动不会使世界发生任何改变。然而,当你认识到你所关注的内容是一件可以完成的任务时,就会增强你的信心和方向感,让你有完成它的动力。如果你在“头脑大扫除”的过程中捕获了所有事务,现在就拿出那份清单,去决定每项内容的下一步行动吧。注意在此过程中你精力的变化。

无论问题多大、多严峻,你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步,这就足以消除那种束手无策的感觉。行动起来吧。
——乔治·F·诺登波特

你清单中的事情,不是吸引着你,就是令你深恶痛绝,绝不会有中间状态。

一些人的下一步行动清单不再单纯地罗列下一步行动,而是再次变为他们的任务目录。当然,他们仍然走在其他人前面,因为他们毕竟把要做的事情记录了下来。然而,他们经常发现自己面临着重重的阻碍,而且常常把事情一拖再拖。这是由于他们的行动清单包含着下面这类内容:

  • “与大会组委会委员们见面”
  • “约翰尼的生日”
  • “招待员”
    “幻灯片演示”
    换言之,事务又被还原到“材料”的状态,而没有转化为具体的行动。

你的能力只够应付少数的意外事件,但是你绝对有能力预防多数意外事件的发生。
——布罗克·奇泽姆

这是额外的工作吗?确定下一步行动的过程会让你浪费额外的精力吗?不是,当然不是。比如,如果你想要调整汽车的发动机,那么你迟早都要去决定接下来的具体行动。问题是大多数人会一拖再拖,直到下一步行动变成“赶紧给汽车修理厂打电话,让他们马上派拖车过来!”。

如果人们在事情的前期阶段着手处理,而不是拖延至后期阶段,他们的生活将会是完全不同的情形,这一点你也会同意吧?你认为以哪一种方式来生活更加积极有效呢?是每当事情在你的脑子里一出现,就立刻判定它的下一步行动?还是尽力拖延这一思考过程,直到无法逃避的最后一刻,再匆匆忙忙地赶去救火呢?

“下一步行动”技巧的巨大价值

“下一步行动”能帮助你在处理事务的过程中,澄清问题、明确责任、提高效率,同时还能提升自身的能力。

澄清问题

我们对下一步行动没有明确的结论,不知道要做什么,也不知道该由谁来负责,整个问题基本上还是处于悬而未决的状态。

光说不练假把式。
——中国谚语

当我们在谈论或者是构思了一个好的点子后,经常会过后就忘 了,比如会议上的火花,或者是灵感涌现的点子。而防止出现这种状况的最有效办法,就是迫使自己去决定下一步的具体行动。这会自然而然地将会议引入更深层次的讨论、探究、斟酌和磋商。问题和事务通常太过复杂和不可预期,以至于我们很难设想结果。我们的责任是,把问题向更加清晰的方向推进。

明确责任

“团队协作”的一个可能的不良后果,就是没人负责。在许多组织中,根本分不清一件事到底应该由谁完成、由谁负责。

“大家共同参与此事,也都为此事负责!”但是在实际工作中,这种观点并不可取。要知道,多人负责就等于无人负责

所谓“团队协作”,应该是成员共同讨论,确定具体行动方案,然后由特定的人负责执行,这样才能使大家从“悬而未决”的折磨中解脱出来

可以主动尝试一下:在下一次召开的员工会议上或者在饭桌旁举行的“家庭畅谈”中,在每一次讨论结束时问上一句,“那么,这个问题的下一步行动是什么呢?”

提高效率

如果一个组织机构在各个环节都采用“确定下一步行动”的思考方式,那么它的效率必然会大幅度提升。

每个行动计划都意味着风险和代价,但是比起懒散懈怠和延长行动时间所带来的风险和代价来说,前者要少得多。
——约翰·肯尼迪
我们内心的思维定式会严重阻碍我们的创造性思维,学会如何突破思维定式是非常高深的技能。近十几年来,“效率”一直是各个组织机构最为关心的,人们采用任何可能的方法来使其得到提高。
但是在当前的信息时代,电脑的出现、通信技术的发展以及管理理论的成熟,已经使个人事务处理能力和响应时间成为提升效率的最后瓶颈。所有需要你处理的事务都早早地落入你的视野中(然后可能就是堆积),没有人会真正“无事可做”

提升自己的能力

只有在提升个人的响应效率之后,才能使团队的效率得到提升。在“知识工作”中,这意味着在前期阶段判定行动方案,而不是拖到后期。

也许,采纳“下一步行动”方法的最大好处在于:可以显著提高你推动事务发展的能力,同时增强你的自信心和前瞻能力。

我们惯常使用的对未完成事务的定义,以及对这些事务的处理方式,都需要做出改变。对待事务时,你应该主动将其纳入你的系统,让它们服从你的节奏,而不是在问题爆发的时候,再四处救火、疲于奔命。面对事务要始终处于主动地位,这会使你的人生发生巨变。如果把生命比作航船,那你就是自己的船长,你看得越远、想得越超前,对你的航程就越有好处。

人们总是把自己的困境归咎于外在条件,但我不相信外在条件会决定一切。这个世界上所有的成功者,都是那些勇于站出来寻找合适机会的人。如果找不到,他们就自己创造机会。

总结

我注意到当人们学会运用“下一步行动”技巧时,他们就会赋予自己更大的力量。他们双眼有神,步履轻盈,举手投足间流露出信心和智慧。虽然每个人都很有能力,但是若能有效地管理那些推动事务发展的具体行动,则会进一步激发更大的能力,并使其开始发挥作用

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。