《小强升职记》第3章笔记 遇事解决,心如止水,活在当下

《小强升职记》第3章笔记 遇事解决,心如止水,活在当下

这一章主要讲用番茄钟工作法解决专注力与拖延的问题,同时老付讲到了如何用衣柜整理法来解决做事时临时中断的问题。最后老付强调“做事靠系统,不是靠感觉”。

乐爸爸感概:无论是工作还是生活,要建立起自己的系统,不要靠感觉行事。


第三章 遇到问题怎么办?

被拖延症害惨的小强,经过连续2两个通宵的加班赶项目,眼圈发黑,不得不请教老付,如何应对拖延,老付又来了一番引经据典。
在乐爸看来,这种事情在程序员项目开发时经常遇上,比如客户需求变更,而我方代码写得太死,没有灵活的可扩展方案,结果不得不加班大改一通。

一、臣服与拖延

老付给小强说臣服之类的高深的道理,并用了经济学上的“边际效益递减规律”,说人的精力随着时间而递减的,就如下面的图:

当精力递减后,就不太想做工作上的事情,于是拖延症就出来了。

老付经典:要先接纳效率曲线这个事实,然后再想办法调整,这就是所谓的臣服。

老付给小强的法宝,就是“番茄工作法

这个法宝分为三步走:

  1. 选择一个行动:一定是很明确,可以立即执行的行动,而不是任务,以前聊过如何做区分。
  2. 倒计时25分钟作为一个番茄时间,你预估完成行动需要吃掉几个番茄,然后在番茄时间内不间断工作。
  3. 每吃掉一个番茄休息5分钟,连续吃掉三个休息15分钟。”

聪明的小强给自己分配了3个可以立即执行的任务:

  1. 完成软件使用说明书;
  2. 解决软件闪退的BUG;
  3. 编写3.1版本的更新说明。

小强在滴答声中,确实完成得不错,番茄钟很有效果,但是接下来又遇上了问题:
番茄时间虽然很高效,但如何处理被打断问题?

小强在清单上列出了三个沟通问题,然后请教老付:
 

  1. 为什么设置倒计时后会比较容易专注?
  2. 老付的番茄工作法如何处理频繁被打断问题?
  3. 这样的方法虽然能提高效率,但是感觉太机械了,怎么办?

第一个问题,老付说的话很有道理:
第一,大脑喜欢做简单的事情。
第二,大脑对有时间底线的事产生紧迫感。

番茄工作法是对精力的臣服,不和精力直接对抗,而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复。那张图就会变成这样。

对于第二个问题,老付提出了“衣柜整理法”,活学活用。

首先问自己‘这些事情必须现在做吗?’如果答案是‘否’,就把它写到收集篮里,这和‘衣柜整理法’的收集部分是一样的,来自外部的不重要的打断也不要立即去做,和对方协商,看看是不是可以稍后处理,如果可以也放到收集篮里,明白了吗?这就是接纳它,然后想办法应对它。

如果你的番茄时间确实经常被这样的事情打断,就可以考虑缩短番茄钟的时间,比如改成15分钟,这样被打断的概率就小很多。

接下来,老付和小强聊到了游戏,聊到游戏之所以吸引人玩,是因为如下

  • 目标明确。
  • 规则不能逾越,按规则做事。
  • 及时反馈结果。
  • 自愿参与的,不是强迫性质的。

接下来老付用项目做比喻:
拿做项目举例好了,首先我会和我的项目组成员一起制订开发计划,把成本、周期、模块、进度、负责人都确定下来,然后作为项目经理,我会把这些在Excel表上用甘特图的方式呈现出来,比如这样。”
老付花了一点时间,在纸上画出一张项目管理的草图,然后接着说。“把任务明确、量化、可追踪之后,就可以游戏化了,我通常会在所有任务中选出几个重要的当作里程碑,比如完成核心模块等,我在这个任务的旁边写上完成这个任务之后我给自己还有团队的奖励,比如带项目组去吃海鲜,给自己买一个心仪已久的邮差包,去大草原骑马……顺便给你透露一下,我专门有个‘微梦想’清单,随时把自己想买的东西,想做的事情写在这个清单里,所以‘奖品’我是绝对不缺的。这就是单机版游戏了,简单吧?
 

  1. 使项目明确、量化、可追踪。
  2. 设置里程碑,相当于游戏里的Boss。
  3. 写下搞定Boss的奖励,然后一定要兑现它。”

‘目标’是完成项目,‘规则’在甘特图[1]上,里程碑有‘奖励反馈’,‘自愿参与’到项目组

老付接下来教小强一些项目管理的公开化的技巧,比如把每个人的任务公开到白板上,彼此透明,而不会心有疑虑。

二、如何做到要事第一?

小强事没办好,放了老付的鸽子,老付表现平静如水,及时拥抱变化,应变当下要做的事。

老付的话:

时间管理管理的其实是承诺,履行承诺的能力就是时间管理的能力。

小强犯的问题是琐事优先了,优先处理了第三象限中的事情。

乐爸评:小强现在坚持写时间日志,好习惯。

这是他的时间日志
今天最重要的事情是:写出需求分析报告

但从8:00上班开始起,就被琐事袭击:
 

  1. 接客户咨询电话,远程处理问题;
  2. 项目经理来讨论数据库结构设计方面的问题;
    制作内部技术交流的PPT;
  3. 打印一份资料,但发现打印机没有纸(因为现在实行无纸化办公),去行政部领纸,却发现打印机仍然不打印,报警灯亮,于是上网找资料维修,发现是需要重新安装驱动,但网络上找不到这款打印机的Win 8驱动……

小强的时间被琐事吸引,成了时间黑洞。

之所以琐事优先,因为琐事有如下的特性:

  1. 简单、明确,因为大脑喜欢做简单的事情。,所以容易被缠绕。
  2. 即时满足,因为效果立竿见影,所以容易满足。大多数人总是倾向于即时满足。
  3. 不愿改变,不愿找低成本的方案,走捷径完成事情,都想自己搞定。
    大多数成年人都没有理性到不顾沉没成本的地步。

“解决的方法是做到‘要事第一’

如何做到呢?老付的方法是这样的:

  1. 简单、明确 将大而复杂的项目简单明确化,找出下一步要做的方向。这需要沟通和经验。
    谋定而后动(明确目的、目标→搜集相关资料→行动),会让事情简单和明确,易于执行。
  2. 即时满足
    老付举了一个例子,将一件写文案的大项目拆分为多个子任务,容易完成,容易即时满足。
    1. 用笔纸先写出核心观点和大纲。
    2. 打电话给经理沟通,得到认可后打开Word开始写。
    3. 迅速用最直白的话,写出标题,他发现自己以前写出个好的标题要10分钟时间。
    4. 用Word的样式写出大纲和核心观点,大标题、二级标题,等等。
    5. 填充内容,并做修改,这时候往往突然知道标题该怎么写了。
  3. 不愿改变
    ‘要事’是指重要但不紧急的事情,这才是切换主动做事和被动做事的按钮。

应该试试记录时间日志,相对大块时间就一目了然了。但是大部分人已经忙到没有时间写时间日志的地步,哈哈,这就是恶性循环了。

老付说,用番茄钟,选择最佳时段,完成最要紧的事呢,可以调整番茄钟的时间。

三、如何应对临时突发事件?

对职场上的人来说,突发事件天天有,乐爸爸经常会被用户bug,紧急事件,临时开会等干扰。小强也遇上了,然后一上午正事没做,结果会议资料没搞好,造成了严重问题

看老付的经典回答:

“碰到临时突发事件的时候,没有其他的办法,只能紧急应对。首先,处理事情之前先处理好情绪,你要知道,不论多糟糕的事情,当它发生的时候就已经过去了,你再郁闷、烦躁都无法改变过去,对吗?最实用的方法就是活在当下,怎么做到呢?还是问那个老问题:‘下一步行动是什么?’。其次就需要一些经验,比如今天的事情,两边都同样紧急重要,如果是我的话我会首先给自己一个底线:45分钟必须改完,否则就汇报给我的项目经理,我们一起评估把下午汇报交给其他人做,还是和对方协商折中的解决办法。这只能算是紧急应对。”老付停顿了一下。

临时突发事件是不可避免的,只能尽量降低它出现的可能性和后果。

做事靠系统,不是靠感觉

老付给小强布置了一个作业,就是开发一套会议系统,小强研究出来了“高效番茄会议”系统。
为了方便起见,我直接把系统做成了清单形式,任何组织者只要拿到这份清单,就能轻松召开高效会议。
一共分三个部分。

会前
  • 我们为什么开这次会
  • 确定议题(不超3个)
  • 确定相关人
  • 确定会议记录人
  • 预约会议室
  • 发送会议邀请、通知
  • 设置行事历,提醒自己提前10分钟到场
会中
  • 会议组织者的角色之一是会议节奏控制者
  • 设置“番茄会议”倒计时,每25分钟必须休息5分钟
  • 会议不超过1小时
  • 站着开会
  • 最后5分钟用来总结会议,确定每个议题都有行动计划、责任人、时间底线
会后

会议记录员发送会议纪要给与会成员,会议纪要符合金字塔原理:先写行动计划、责任人、时间底线,再写讨论过程。

乐爸爸总结

做事靠系统,不是靠感觉,这句话真是一语点醒无数人。整个时间管理大法,就是在教我们如何打造自己的时间管理系统,其实就是自控力,如何用一些规则来控制自己,按规则做事,又不完全被规则左右,看来乐爸爸要学习的知识越来越多了。

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乐爸爸

内容营销专家,专注于推广内容营销,在企业信息化方面积累了数年经验。业务联系:微信:68476806 同QQ号。